CRM系统：如何清理您的数据库以及原因

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任何一个CRM专家都会强调保持CRM数据库清洁的必要性。虽然您可能认识到需要这样做，但重要的是要注意，这个过程可能很困难。根据您组织的运作方式和您的CRM需求，维护一个干净的数据库可能更具挑战性。

重要的客户数据存储在您的CRM（客户关系管理）程序中。您的CRM数据库保存关于潜在客户和现有客户的个人信息。销售和营销团队使用CRM数据来提高转化率，达成交易，并确保客户满意度。

另一方面，如果数据库混乱，CRM解决方案可能会弊大于利。这可能由于多种原因造成，包括人为错误和系统配置不当。缺乏数据完整性的数据库会增加企业成本，但维护良好的CRM会提高投资回报率。

今天，我们将讨论为什么数据清理很重要以及如何清理您的数据库，以及一些客户数据管理最佳实践。

如何清理您的数据库

了解如何清理您的数据库将提高您的工作效率，使您能够接触更多潜在客户并更快地满足客户的需求。此外，有效的CRM系统通过提高生产力来提高公司的收入。要清理数据，请使用以下客户数据管理最佳实践。

只导入绝对必要的数据

谨慎地将潜在客户导入您的CRM。通常，您联系人列表上的信息与销售或营销过程无关。根据您的CRM供应商，此类不必要的数据可能会让您付出代价。因此，切勿导入无价值的数据。相反，专注于可用于联系潜在客户的有用数据。仅此一项就确保了CRM清理快速且轻松。

只输入干净的数据

确保CRM数据库干净的第一步是只导入干净的数据。这意味着您提供的每条信息都应格式正确且完整。不完整的信息经常导致误解，从而导致绩效低下。同样，错误的格式会将不必要的数据引入系统，从而降低系统速度。输入这些数据的大多数用户，无论是客户服务代表还是销售人员，都可能同时处理多项任务。因此，即使有最好的意图，也会发生错误。因此，努力强调输入干净数据的必要性，但如果有些数据混入也不要感到惊讶。

客户数据输入字段模板应优化

正如前面所说，当您井井有条时，保持CRM清洁很容易。通过个性化输入字段并确保只提交或收集所需的数据来设定标准。这将通过简化数据输入来大大减少人为错误。一些CRM系统，例如Freshsales，可以根据公开可访问的数据自动填充潜在客户数据。以他们的电子邮件地址为起点，所有信息，如他们的电话号码、网站、社交媒体资料等，都可以自动填充。

确定最关键的数据字段

根据您如何使用CRM系统，某些数据文件可能比其他文件更有价值。因此，最好将员工的注意力集中在这些领域。是的，您可以争辩说，应该优先考虑员工对所有学科的关注。但是，这与优先考虑一切的目标相矛盾，因为优先考虑一切实际上与不优先考虑任何事情相同。因此，选择最关键或最容易出现员工错误的字段。通过强调它们，您可以确保您的员工专注于解决常见错误，从而显著提高数据的清洁度。

验证数据

在您的网站或其他资产上，自动垃圾邮件机器人甚至某些个人可能会输入虚假数据。这通常是为了访问某些信息或优惠。更不用说您仍然必须处理因人为错误而导致的错误数据。由于垃圾邮件在互联网上非常普遍，企业需要能够区分垃圾邮件和合法业务查询或条目的系统。换句话说，您应该在收集CRM数据后立即对其进行过滤。虚假数据会阻塞您的CRM并减慢销售以及营销绩效。

许多CRM系统，包括上述组织使用的系统，都可以在输入时自动验证电子邮件地址。此外，大多数CRM系统允许您为关键输入区域（例如电话号码和电子邮件地址）定义验证。

确保没有重复项

即使极其谨慎和仔细输入，也可能出现重复项。不存在完美的CRM系统。这就是为什么随着时间的推移，大多数系统都会充斥着重复项。定期检查重复项是解决此问题并保持数据清洁的最佳方法。虽然此过程的某些部分可以自动化，但始终需要人工监督。

您的重复程序发现的结果可能是完全重复的，也可能只是在某些方面相似。另一方面，您可以测试某些用户被重复输入但数据略有不同的场景。

这表明您有两个用户，而实际上只有一个。无论情况如何，重复项都是CRM性能面临的具有挑战性且始终存在的难题。最好尽快处理它们。

制定CRM数据库维护计划

制定一个清理CRM中数据的计划，并使其成为一种传统。这使得整个清理过程更容易，减少了“拖延”。将其添加到日历中，以便提醒您和您的团队何时需要进行清理。

成功得到奖励

找到一种方法来表彰您的员工维护数据安全的工作。为了让每个人都参与进来，首先要传达清理CRM的必要性。重要的是要强调CRM清理减少了重复。使用干净的数据库，将减少排序和调整，从而节省时间。此外，通知您的员工您所做的任何改进数据输入速度或效率的更改。然后奖励那些保持其帐户/个人资料记录整洁的员工。

删除没有响应的联系人

应定期从数据库中删除无响应的潜在客户。取消订阅或在设定时间段（例如六个月）内没有响应的人员应从CRM中删除。无论如何，他们都是不感兴趣的客户。

验证是防止这种情况发生的最佳方法。换句话说，如果您的用户需要验证他们的信息（电子邮件或电话），他们这样做成功的可能性很小。此简单步骤可确保您从客户那里收到的信息准确无误，并且您可以相信它在将来有用。

删除任何没有响应的联系人

收集干净数据的主要目标是在将来将其用于营销、销售或客户管理。毕竟，数据收集、存储和过滤都是有成本的。您应该尽一切努力使您的公司投资带来效益。因此，即使您的CRM数据库包含准确无误的信息，您也可能希望检查一下。

您必须特别删除无响应的联系人。每次不会带来更多营销、销售或客户管理的互动只会占用空间。该空间可以提供给另一个联系人。或者，它可以保持空置，从而有助于提高CRM效率。总的来说，您应该确保数据库中不会长期存在无响应的联系人，因为它们弊大于利。