电子归档：含义及应用

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2020年，电子归档变得至关重要。事实上，这是一个每个人都应该熟悉的关键法律术语，也是一个法律科技术语。由于疫情导致许多法院暂停了现场办公，电子归档在今年获得了普及和认可。在社会隔离措施实施期间，之前不愿尝试电子归档的法院现在也开始允许提交电子文档；一些人希望这种趋势即使在疫情结束后也能持续下去。

随着越来越多的法院开始采用电子归档，法律专业人士，包括律师、法律助理和检察官，必须充分理解现有的系统，以便评估如何为其案件实施电子归档流程。

什么是电子归档？

“电子归档”简称为“电子归档”。它是指以电子方式提交法院文件，而不是亲自将其提交给法院书记员。密歇根州的电子归档程序使用名为 MiFILE 的程序。

密歇根州州法院行政办公室 (SCAO) 和密歇根州法律援助合作创建了此电子归档工具。密歇根州的法院开始采用法院文件的电子归档，并可能将其强制执行。要了解更多信息，请阅读本文。

印度最高法院于 2006 年 10 月 2 日开始接受电子归档，旨在使司法更容易获得且成本更低。

通过印度政府于 2007 年 2 月批准的电子法院项目中的后续批准，这一技术突破获得了广泛赞誉。作为该项目的一部分，国家信息中心 (NIC) 创建了具有交互元素的用户友好软件。

法院文件的电子归档称为电子法院归档，简称 ECF。电子提交的法院文件成为公共记录的一部分，可以在法院诉讼中引用。如果文件未提交给法院，则不视为有效的法律程序（如诉讼），也无法继续进行。虽然许多电子归档系统都设有门禁，需要律师或 EFSP 才能访问，但一些法院正在开放电子归档系统，允许公众向法院提交和提交某些初步文件，例如姓名变更和结婚申请。

电子归档的优势

电子归档有许多优势，如下所示：

电子归档快速

速度对于诉讼律师的日常工作至关重要。在准备法院案件（有很多复杂性和需求）的同时，试图平衡日程安排和法院接收和处理物理文档所需的时间是令人痛苦的。电子归档通过使提交的文档在程序的每个阶段更快地移动到法院内部的相应位置，从而减轻了一些压力。由于无需人工数据输入或物理排序和管理，因此信息可以在不等待其在某人办公桌上堆积的轮次的情况下进行处理。

在本月初发表的一项案例研究中，速度被列为电子归档的主要优势之一。该研究结果表明，更广泛地采用电子归档只会带来更好的结果。它评估了马萨诸塞州上诉法院采用新的电子归档系统的优势。根据州审计长苏珊·邦普的说法，如果“eFileMA 用于我们审计期间评估的所有简报和动议”，处理时间将减少 22%。

电子归档更准确

电子归档使归档变得更容易。在法院系统内部，文件可以自动发送到其应在的位置。在将文档中的不正确数据输入到法院数据库、将文档提交到法院的错误部门或意外丢失文件时，人为错误的可能性较小。在电子归档系统中，律师可以不必担心丢失和错放文件的负担，因为文件处理不当的顾虑减少了。

此外，入库和归档流程变得更加公开透明。通过电子归档系统，归档者可以通过互联网门户网站获得有关归档状态、费用和在线可用记录的快速反馈。现在，这些文件以电子方式提供，律师、检察官和公众更容易访问。

电子归档占用更少的空间

尽管人们认为纸质记录对法院来说实用可靠，但它们确实占用了大量空间。除了存放高知名度案件副本的资料库外，还有整个仓库专门用于存放法院文件。数字化文件可以减少法院和律师事务所所需的现场文件存储量，但并不能消除对备份存储的需求。

电子归档更有利于环境

由于实施电子归档基础设施的初始成本较高，自电子归档诞生以来一直遭到反对。针对佛罗里达州马纳提县于 2008 年开始的一项研究，正在进行的审计和评估表明了电子投资的长期效益。电子归档通过取消首次归档的纸质文件以及必须发送给法院系统中相关各方的众多副本和打印件，减少了法院中必须使用的纸张数量。

电子归档是强制性的

电子归档知识正逐渐变得强制性。在印度，一些问题需要仅以电子方式提交，因为手动提交不被接受。同样，由于疫情，电子归档也将在许多系统中或迟或早地实施。

结论

电子报税的过程，通常称为“电子报税”，涉及使用特定国家/地区相关税务机关授权的互联网软件。许多国家/地区（甚至可能包括各个国家/地区，按省份划分）可能会允许个人、小型企业和其他专业人士以电子方式报税，具体取决于当地税法和政府法规。由于电子报税提供的诸多优势，越来越多的人正在使用它。

常见问题

Q1. 电子归档的目的是什么？

A1. 电子文件管理，也称为电子文档管理，是将书面和视觉材料作为计算机文件导入、存储和管理的过程。扫描和捕获纸质文档中的数据，将文件转换为数字格式，并且可以丢弃纸质副本。

Q2. 我们为什么要进行电子归档？

A2. 电子提交的报告通过输入检查并在不同的帐户中记录。电子归档系统提高了数据处理效率，同时容忍了技术故障。

Q3. 电子归档是否强制性？

A3. 虽然电子归档并非所有应用场景都强制性，但对于某些归档，尤其是在某些仲裁庭和某些民事诉讼中，它是强制性的，因为手动归档不被接受。