Excel仪表盘 - 创建仪表盘

在前面的章节中，您学习了各种在设置仪表盘时非常有用的Excel功能。在本节中，您将学习如何创建仪表盘，即创建仪表盘所需的步骤。您还将了解有关仪表盘的注意事项。

由于任何仪表盘都是基于目标受众最感兴趣的内容而设计的，因此仪表盘组件和仪表盘布局因情况而异。

初始准备

创建仪表盘的第一步是初始准备。花些时间了解以下内容：

为什么需要仪表盘？- 这个仪表盘是用于特定任务（例如显示项目状态）还是需要实现更广泛的目标（例如衡量业务绩效）？了解创建仪表盘的原因将指导您的设计。
仪表盘将起到什么作用？- 您的仪表盘应仅突出显示增加价值的数据。您应该了解所需的数据。任何超出范围的数据都是不必要的。
数据的来源是什么？- 您应该了解数据来自哪里。它可能只是一个Excel工作表，也可能是通过从各种动态数据源到Excel工作簿的数据连接。
仪表盘的目标受众是谁？- 是经理、高管、利益相关者、外部供应商还是普通观众？了解他们的需求和偏好，例如他们查看仪表盘需要多长时间，他们期望的细节级别以及他们希望如何消化信息。例如，在选择图表类型时，了解受众可以帮助您决定是显示值之间的关系还是进行特定比较。
仪表盘需要是静态的还是动态的？- 仪表盘可以定期（例如每周或每月）更新，还是需要持续更新以简化后端发生的数据更改？此选择将改变您构建仪表盘的方式。
仪表盘只需要显示还是需要交互式？- 仪表盘可以只读访问，还是需要提供交互式控件/功能，使某些人能够根据需要探索数据？此选择也会改变您构建仪表盘的方式。

回答这些问题后，确定您需要和不需要哪些Excel功能。这是因为您的目标和专业知识是制作一个适合目的的有效仪表盘。

接下来，确定仪表盘的组件。这些可以是文本、表格、图表、交互式控件等。使用这些组件确定仪表盘布局。

在PowerPoint幻灯片上模拟您的Excel仪表盘。为每个组件绘制框以了解布局，并添加要包含的组件的快速草图。您也可以在纸上进行此操作。在开始处理实际仪表盘之前，请获得管理层和/或主要受众对该模型的批准。这将节省返工时间。但是，随着仪表盘投入使用并收到反馈，您可能需要对仪表盘进行一些调整。但是，已批准的仪表盘模型是您工作的良好起点。

组织Excel仪表盘的数据源

在Excel中构建仪表盘之前，您需要组织数据源。在Excel中，可以通过多种方式实现：

如果数据只是一个Excel表格，请从将更新数据的工作簿中建立到工作簿的链接。
如果数据来自多个Excel表格，或者来自各种数据源，那么在您的工作簿中构建数据模型是一个不错的选择。

您可以定期将数据导入工作簿，或者建立数据连接以便在数据更新时刷新数据，这取决于仪表盘是静态的还是动态的。

设置Excel仪表盘工作簿

组织好数据后，您需要构建工作簿。在工作簿中插入两到三个工作表：一个用于仪表盘的工作表和一个或两个用于数据的工作表（数据或数据透视表/数据透视图表或Power View报表，您可以隐藏这些工作表）。这将帮助您组织和维护Excel工作簿。

准备Excel仪表盘的数据

根据您的选择，即您对“初始准备”步骤中的问题的答案，准备Excel仪表盘的数据。数据可以是以下任何一种：

数据分析的结果
数据探索的结果
对输入数据进行计算产生的数据
来自数据透视表或PowerPivot表的数据汇总

选择仪表盘组件

您已经学习了可以在仪表盘中使用的各种Excel功能。根据您对当前仪表盘的需求，为仪表盘组件选择以下任何Excel功能。

表格
迷你图
条件格式。
图表
切片器
交互式控件
数据透视表
数据透视图表
PowerPivot表
PowerPivot图表
Power View报表
关键绩效指标

选择仪表盘组件将帮助您与已批准的仪表盘模型布局保持一致。

确定静态和动态组件以及要为切片器分组的组件（如果有）。

确定需要突出显示的仪表盘部分

确定需要立即关注的仪表盘部分，例如“完成百分比”或“当前状态”。您可以为此使用更大的字体、醒目的字体和字体颜色。

确定要在仪表盘中包含多少颜色。此决定可以基于仪表盘的受众。如果仪表盘是为高管和/或经理准备的，请选择可以影响显示结果可视化的颜色。您可以添加仪表盘背景颜色以使仪表盘组件脱颖而出。您可以对类似图表或相关结果使用相同的颜色代码。您也可以使用条件格式。

仔细选择需要突出显示的仪表盘部分可以提高其有效性。

构建仪表盘

这是创建Excel仪表盘的关键和最后一步。此步骤涉及组装仪表盘组件，您可以通过使用Excel摄像头高效有效地完成此操作。您将在下一节中学习如何使用Excel摄像头。

组装仪表盘组件后，进行最终润色：

为仪表盘添加标题。
加入时间戳。
根据需要包含版权信息。

在接下来的几章中，您将学习如何使用这些步骤根据一些示例创建仪表盘。除了某些共性之外，仪表盘没有普遍适用的规则或布局。这一切都取决于您的需求。您的目标是制作一个有效的仪表盘。

使用Excel摄像头

Excel摄像头可帮助您捕获工作表中的快照并将它们放置在不同的工作表中。例如，您可以捕获具有条件格式的工作表中的表格并将其放置在仪表盘中。每当数据更新时，仪表盘都会刷新以显示更改后的数据。

您可以按如下方式将Excel摄像头包含在“快速访问工具栏”中：

右键单击“快速访问工具栏”上的小箭头。
在“自定义快速访问工具栏”列表中单击“更多命令”。

出现“Excel选项”对话框。

单击“快速访问工具栏”。
在“从以下位置选择命令”下选择“所有命令”。
在命令列表中单击“摄像头”。

单击“添加»”按钮。“摄像头”将出现在右侧列表中。

单击“确定”按钮。摄像头图标将出现在工作簿的“快速访问工具栏”中。

您可以按如下方式使用Excel摄像头：

选择要捕获的单元格区域。
单击“快速访问工具栏”上的“摄像头”。

单元格区域将显示带虚线边框。

单击要在其中放置捕获区域的工作表。它可以是您的仪表盘工作表。
单击要放置它的位置。

捕获的区域将出现在该点。

每当您更改原始数据时，更改都会反映在仪表盘中。

Excel仪表盘上的日期和时间戳

您可以在仪表盘中加入日期或日期和时间戳，以显示上次更新数据的时间。您可以使用Excel函数TODAY()和NOW()来实现。

要加入日期戳，请在要在数据工作表上放置日期戳的单元格中输入=TODAY()。

每当更新工作簿时，这都会显示当前日期。

确保输入TODAY()函数的单元格已格式化为要显示的日期格式。
使用摄像头捕获显示并将其放置在仪表盘上。

仪表盘上的日期将反映上次更新工作簿的日期。

您可以通过类似的方式使用函数NOW()在仪表盘上加入日期和时间戳。

在要在数据工作表上放置日期和时间戳的单元格中输入=NOW()。

确保您具有正确的日期和时间格式。
使用摄像头捕获显示并将其放置在仪表盘上。

日期和时间戳将被添加到仪表盘中，并将反映上次更新工作簿的日期和时间。

测试、示例和增强仪表盘

您需要测试仪表盘以确保其准确显示数据。

在各种可能的场景中进行测试。
测试精确的更新（静态或动态）。
测试交互式控件（如果有）。
测试外观和感觉。

您可能需要进行一些试运行以确保您的仪表盘符合您的要求。

下一步是让样本受众（特别是那些批准了您的模型仪表盘的人）评估仪表盘。由于他们将使用仪表盘，他们无疑会对它的用途和有效性提出意见。此反馈可帮助您确保仪表盘有效。不要犹豫，征求反馈。

收到反馈后，如有必要，请使用所需的更改对其进行增强。您的Excel仪表盘已准备好使用。

共享仪表盘

您需要使目标受众能够使用Excel仪表盘。您可以通过多种方式做到这一点。

邮寄Excel仪表盘工作簿（您必须隐藏除仪表盘工作表以外的工作表。您还可以保护工作簿）。
将Excel仪表盘工作簿保存在共享网络驱动器上。
在线共享仪表盘。

如果Excel仪表盘是静态的，您可以通过邮件发送它，但如果它是动态的或具有交互式控件，则它应该与后端数据连接，因此需要在线共享。

您可以使用以下任何选项在线共享Excel仪表盘：

Microsoft OneDrive。
- 使用您的Windows Live帐户，您将可以访问OneDrive，您可以在其中发布和共享文档。
新的Microsoft Office Online。
Microsoft SharePoint。

您也可以将 Excel 工作簿文件另存为 Acrobat Reader 文件（.pdf）并将其发布到网上。但是，再次强调，此选项仅适用于静态仪表板。

有效 Excel 仪表板的技巧

为了使 Excel 仪表板有效，您需要做某些事情并避免一些事情。一些有效 Excel 仪表板的技巧如下：

保持简单。
- 简单易懂的仪表板比花哨的仪表板更有效。请记住，需要强调的是数据。
- 根据 Glenna Shaw 的说法，您需要在使仪表板足够吸引人以保持观众兴趣，以及避免过于风格化而模糊显示的信息之间取得平衡。
- 最好避免使用 3D 效果、渐变、额外的形状和不必要的工具。
- 如果您可以使用条件格式或 Sparklines 来实现强调显示，则优先使用表格而不是图表。
使用 Excel 条件格式。
- 使用 Excel 条件格式，它提供多种选项可以根据表格中的值自动更新。
选择合适的图表类型。
- 请记住，使用图表类型没有普遍的规则。有时，柱状图、条形图、环形图等常规图表比新出现的复杂图表更能有效地传达信息。
- 您可以使用 Excel 的“推荐图表”命令来初步评估合适的图表类型。
- 您可以使用单个 Excel 命令（“更改图表类型”）更改图表类型，您可以尝试各种可视化显示并选择合适的图表。
使用交互式控件。
- 使用交互式控件，例如滚动条、选项（单选）按钮和复选框，可以帮助用户轻松有效地可视化数据的不同方面。
使用 Excel 数据模型处理大数据。
- 如果您有来自各种数据源的大型数据集，最好使用 Excel 数据模型，它可以处理数千行数据并进行内存优化，并且可以对具有关系的数据表进行分组。
选择合适的颜色。
- 选择颜色时要小心。谨慎使用颜色以提供足够的视觉冲击力，但不要喧宾夺主。此外，如果受众可能包括色盲人士，请避免使用红色和绿色。在这种情况下，尽管交通信号灯符号对于显示的数据听起来很有效，但它们不适合仪表板。请改用灰度。
使用切片器。
- 切片器比下拉列表更有效，因为它们具有视觉冲击力。
- 您可以将图表、数据透视表、数据透视图表分组以使用公共切片器。
将 Excel 仪表板组件组合在一起。
- 您可以通过插入形状（例如矩形）并将仪表板组件分组放置在其上方来增加仪表板的视觉趣味性。例如，如果您使用的是公共切片器，则可以将共享该切片器的所有仪表板组件分组。
使用 Excel 数据层次结构。
- 如果您的数据具有固有的数据层次结构，请在数据模型中定义它们，并使用它们来交互式地向上和向下钻取数据。
避免拥挤的仪表板布局。
- 请记住，显示比必要信息更多的信息会使观众不知所措，并分散对实际目的的关注。
- 如果可以去掉仪表板中的任何数据或图表，请不要包含它们。
- 这是测试仪表板时的一个重要检查点。评估每个仪表板组件是否必要且充分。
- 仪表板组件和布局应支持仪表板的单一目的。

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