公共图书馆管理 - 财务

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财务是任何公共图书馆的支柱。图书馆管理人员需要控制运营，以及监督和管理机构的财务。公共图书馆的财务活动包括管理资金、编制预算和控制成本的工作。它还涉及资产的增长。

公共图书馆的资金来源

公共图书馆可以从以下来源获得资金：

• 分配给州或省的国家资金。

• 市政公司将从停车费、税收和其他创收工具中产生的市政资金提供给公共图书馆。图书馆员需要申请这些资金。

• 慈善服务和感兴趣的个人提供的私人捐款。

有时，通过举办知识资源拍卖筹集内部资金。

公共图书馆财务部门的职能

以下是公共图书馆财务部门处理的职能：

• 向董事、经理和员工提供财务报告。

• 预算编制和分配

• 管理年度审计

• 管理所有收据

• 准备税务和其他政府申报文件

• 向捐赠者和资助机构报告

公共图书馆的财务周期

公共图书馆的财务周期涵盖以下一般步骤：

• 计划 - 管理团队试图找出图书馆需要做的事情，哪些是未完成的项目和新项目。然后将调查结果推荐给董事。评估这些项目的未来支出。董事审查并设定特定时间段（例如一年）的目标。

• 预算 - 考虑所有收入和所有成本，以及持续运营所需的成本。审查和分析去年的收入和成本数据。估计新财政年度的收入和成本。

  • 收入来源 - 政府拨款、读者协会捐款、赠款、捐款、筹款图书销售、罚款和费用。

  • 支出 - 燃料、图书馆资料、员工工资。

• 运营 - 执行计划。

• 报告 - 编制月度和年度报告以监测财务活动的进展情况。它记录每个基金的期初余额、交易和期末余额。资产负债表提供了图书馆的整体财务状况。

公共图书馆的资源调动

公共图书馆管理人员可以通过多种方式调动图书馆资源。要了解资源是如何调动的，首先需要了解：

什么是资源调动？

它是指从不同资源中产生收入的过程以及图书馆高效经济地向用户提供知识资源的准备情况的统称。

筹款方式

图书馆管理人员需要制定有效的资源调动策略并有效执行，以筹集图书馆资金。以下是几种资源调动方式：

• 联系捐赠机构寻求财务支持。

• 举办筹款活动和活动，邀请嘉宾参加并请求他们为图书馆捐款。

• 在银行、社交聚会和其他公共场所设置捐款箱以请求捐款。这种做法产生的金额较小，但值得赞赏。

• 设立实物捐赠点，例如家具、车辆、文具和工具。

• 请求高校和学校为图书馆提供志愿者支持。

• 通过出售出版物和提供购买计划筹集资金。

公共图书馆的成本效益分析

在可用资金有限的情况下，公共图书馆必须明智地使用其预算。成本效益分析 (CEA) 是对公共图书馆提供的服务的成本和效益进行比较分析。该工具还有助于管理层做出预算分配决策并确定提供哪些服务。它以比率的形式生成。

成本效益分析 = (新成本 – 旧成本) / (新效果 – 旧效果)

公共图书馆的成本效益分析

成本效益分析 (CBA) 用于确定任何计划的执行结果是多么糟糕或多么出色。它以货币形式衡量计划的所有积极和消极结果。

CBA 在投资决策和比较两种或多种方案时很有帮助。

只有在效益 > 成本时，图书馆管理人员才会选择一种方案。

总成本 – 总效益 = 净效益

其中，

• 如果净效益为正，则成本效益为正。

• 如果净效益为负，则成本效益为负。

公共图书馆年度报告

公共图书馆的年度报告通常包含以下信息：

• 图书馆的使命声明

• 董事会/受托人主席的信

• 图书馆首席执行官的信

• 一些顾客的推荐信

• 一些订阅者的推荐信

• 描绘已实现里程碑的图片时间轴，并附上简短的成就描述

• 描绘财政年度收入和资金使用情况的数字和图表

• 合并的活动和财务状况表

• 捐赠者、董事和图书馆分馆的名单