协同项目管理
协调和协作是处理项目的两个基本要素。对于传统项目，协调是在一个地点进行的，而对于分布式项目，则跨地点进行。为了构建能够克服传统项目管理面临的挑战的系统，需要协同项目管理架构 (CPMA)。
传统项目管理场景
当团队成员或公司执行项目管理 (PM) 时，他们很容易陷入许多潜在的错误或陷阱。与其突出所有这些错误，不如让我们关注文献中确定的几个常见的总体主题。将所有这些主题结合起来，解释了许多重大项目失败或效率和有效性远低于预期水平的原因。
过度强调 PM 作为项目报告机制
传统项目管理通常采用简单的被动报告机制，而不是动态的团队协作方法。在许多公司中，项目管理方法被认为是公司报告工具，而不是公司各个部门可以用来帮助自身的有效系统。在这种情况下，项目参与者之间信息流动较少。
沟通无效且效率低下
在传统 PM 中，沟通可能由于多种原因而无效 -
- 由于沟通不明确或不佳而导致的误解。
- 成员对问题的理解不佳。
- 不同团队成员的解读不同。
沟通效率低下或达不到标准也是由于各种原因造成的，例如 -
- 沟通不及时。
- 未能将最新的通知更新给每个需要了解的团队成员。
- 沟通技巧和能力不足通常被认为是项目失败的主要原因。
管理项目输入和输出，但不管理流程
传统项目管理中的另一个严重问题是，员工管理交付成果和资源，但他们不管理流程。
团队领导者创建 PERT 并计划项目的时间线，他们管理时间、预算、设备、人力资源和产品；但未能管理工作流程。
软件项目失败的一个原因是缺乏实时改进测量系统，无法在早期阶段识别潜在风险，从而避免它们对产品开发造成严重威胁。
如果员工只处理项目输入和输出，则流程将保持黑盒状态，项目成员在问题变得严重到无法在不造成大量返工和增加复杂性的情况下纠正之前，并不知道出了什么问题。
这导致 PM 成为一个被动过程，而不是主动过程。
被动管理
被动管理定义了一种被动的 PM 策略，其中项目经理进行不完整的计划，并希望最终一切都会好起来。
被动型项目经理对已经发生的事情做出反应，他们很少为未来做计划。他们不会回顾自己或他人的先前经验，以从随着时间推移而积累的经验教训中获得见解。
在被动管理中，员工花费大量项目时间返工交付成果和纠正错误。
被动情况下另一个常见的问题是，几乎所有返工都必须手动完成，包括搜索受项目其他部分更改影响的工作。
被动项目管理通常伴随着缺乏存储项目信息的系统程序，这导致计划不周和需要返工的问题加剧。
缺乏电子项目存储库
缺乏电子存储库既是公司范围的问题，也是项目特定的问题。基于纸张的存储库有几个限制，例如 -
- 检索延迟
- 文件丢失
- 文件不完整和存储问题
- 由于数据提取、解释和重新打包而导致的易错性。
- 在给定的时间限制下难以协调和失败。
缺乏电子项目存储库会导致项目文档不足。
项目成员通常更关心当前项目的完成，而不是捕获和存档以后可能有用信息。
大多数项目相关信息根本没有存储，例如项目流程、上下文、基本原理或工件。即使存储了，它们也可能没有以项目成员能够轻松访问、搜索和检索信息的方式进行结构化、组织和索引。
协同项目管理作为解决方案
我们假设可以使用协同 PM 工具和流程来解决传统 PM 中面临的各种挑战。协同 PM 工具处理项目信息的显式表示以及及时共享足够的信息。
让我们看看协同 PM 环境如何克服困扰传统 PM 的局限性。
将 PM 视为项目分析机制
当团队成员将 PM 视为项目报告工具时，他们关心的是 PM 的输出，而不是产生这些输出的分析过程。
当人们将 PM 视为项目报告工具时，通常不会正式捕获的额外项目相关信息在记忆力下降时会有效地丢失。
另一方面，当员工将 PM 视为项目分析工具而不是仅仅将其视为报告工具时，产品将是任务信息、决策基本原理和其他相关工件。
有效且高效的沟通
项目信息的显式表示对于有效且高效的沟通非常重要，尤其是在分布式情况下。
有效沟通还描述了重要项目信息（例如关键概念、想法、项目流程、团队成员职责和责任）的清晰规范和一致协议。
所有这些都由团队成员记录并保存以供将来参考。
除了支持项目信息的显式表示外，协同 PM 工具还需要支持、管理和处理任务状态更改的自动通知，并允许成员讨论和提供彼此工作的反馈。
然而，显式表示是实现有效沟通的重要一步。
管理项目流程以及输入和输出
管理项目流程是 PM 最重要的部分。了解流程的一种方法是通过项目生命周期。项目生命周期大致分为四个主要步骤 -
步骤 1 - 了解项目（问题定义和规范） - 计划项目。
步骤 2 - 执行。
步骤 3 - 跟踪和控制项目。
步骤 4 - 关闭项目。
在这里，团队成员管理输入和输出，但不管理流程，他们以牺牲步骤 3 为代价过分强调步骤 1、2 和 4。
项目流程的性质是动态的，并且随着项目的进一步改进，与原始项目计划和预期有很大差异。持续的流程始终会导致项目输入和输出发生一些变化，而这些变化又会导致项目流程发生进一步变化。
协同 PM 工具允许团队成员更新和审查彼此的工作进度、收集项目指标（例如任务上花费的资源）并在限定时间内访问他人的当前工作。
主动项目管理
主动项目管理是指在当前正在进行的项目中面向未来的计划、风险管理和变更管理。主动管理要求项目团队成员在项目周期开始时进行精确、具体、清晰和详细的计划，识别潜在风险并制定缓解这些风险的计划。
进行主动管理的项目经理会检查任务之间的相互依赖关系，并根据精确的“硬”数据而不是一厢情愿的想法做出决策。
主动管理之后是学习。
PM 流程的主动管理需要企业的项目记忆，成员可以在正在进行的项目期间从中学习，并在未来的项目中参考。
实施有效的业务组织项目记忆的一种方法是借助电子项目存储库。
使用电子项目存储库
随着信息技术的不断发展，数字格式的文件更容易存储、访问、检索、编辑和路由。基于纸张的存储库被电子项目存储库取代。电子项目存储库的目标是高效且有效地控制、处理和共享项目信息。
有效的信息管理可提高整体项目绩效，在预算范围内减少数据输入和重新输入成本，消除重复、信息丢失，缩短产品开发时间，促进流程质量的进步，标准化工作流程，提高管理层高效检索准确信息的能力，并加强管理控制。
电子项目存储库可以通过中间件连接到组织中的其他信息系统，并提供顺畅的信息流。