商务写作技巧 - 简介

商务写作旨在满足在职业生活中进行清晰简洁的沟通的需求——在与同事、上司和其他组织的代表打交道时。在大型组织中，清晰透明的沟通对其运作至关重要，因此商务写作发挥着至关重要的作用。因此，发送的信息需要清晰、准确、基于事实且明确。

清晰简洁的专业写作在许多领域至关重要，例如法律、工程、技术手册和产品标签，因为误解可能导致严重后果。

为什么有效写作很重要？

如今，许多专业人士，尤其是在职业生涯初期，都在寻求有关正式商务写作所需技能的指导，因为他们在基本的语法、拼写和标点符号方面遇到了困难。这是一个严重的局限性，会降低他们的信心，并在被要求记录和呈现信息时让他们犹豫不决。

通过有效的写作技巧，他们可以提高书面沟通能力，并设法表达他们一直以来想要表达的观点和想法，但从未成功表达过。这也会增强他们的信心，并提高他们在公司未来的发展前景。

你的信息如何展现你本人

读者总是根据他们如何解读你的电子邮件来对你和你公司产生印象。商务写作的目的是提供简洁的沟通，同时牢记读者、你公司的形象和你个人的形象。我们使用的词语和我们写的句子对于在读者心中建立我们的认知至关重要。

商务写作中的常见错误

在商务写作中，其宗旨是——“少即是多”。许多人要么在写作中使用过多的内容，要么提供的信息过少且不完整。在两者之间取得平衡是一个不小的挑战。让我们讨论一下作家们最常犯的错误——

• 许多人使用诸如“loggerheads, cumbersome”之类的复杂词汇来描述可以用“quarrel, clumsy”等简单词汇轻松解释的事情。这些词不仅令人困惑，而且含糊不清，因为它们没有清晰地解释任何内容。

• 过于正式的风格——诸如“We would desire it to the best of my intentions that you make your presence felt”之类的句子已经随着殖民统治者的离去而消失。“We will be pleased if you come.” 用一半的词语就能达到同样的效果，而且没有任何混淆。

• 现在，让我们谈谈罪魁祸首——打字和拼写错误，例如用“sprite, meat, usher”代替“spirit, meet, user”，不仅改变了句子的整体意思，而且还让人尴尬。想象一下，有人写道——“I will saw you soon”？

• 有些专业人士走向另一个极端，写非常短的句子，有时是既不能解释完整含义也无法给出明确指示的短语。此类写作的示例包括——“See u today@5, Meeting tomorrow at 10.”

说服性写作的 AIDA 公式

如果你仔细观察过广告，你会注意到一个有趣的模式——会发生一些非常吸引眼球或有趣的事情，立即抓住你的注意力。背景描述增加了产品的特性和优势，开始引起你的兴趣。在你不知不觉中，引人入胜的演示和有说服力的风格会在你心中产生一种想要至少尝试一下该产品的欲望，然后引导你采取获得该产品的行动。

如果你有过类似的经历，或者认识有过类似经历的人，你就会意识到 AIDA 的力量。在这种情况下，它是由营销行业发明的来吸引客户，这就不足为奇了。

如今，AIDA 技术用于商务写作，目的是为了通过你的演示和说服力吸引并打动读者。AIDA 的四个步骤是——

• 吸引注意力——用一句引人注目的句子吸引读者。

• 激发兴趣——通过提及读者喜欢的益处来激发兴趣。

• 产生欲望——使用中间段落促使读者采取行动。

• 引导行动——读者需要采取的行动来获得他想要的东西。

目标导向的写作

许多人在提到撰写可以在办公室里传阅的手稿或文档时都会不寒而栗。原因很明显。在为商务用途撰写任何内容时，需要考虑的参数实在太多了。正确的词语选择、句子结构、语法准确性、拼写和用法的正确性，当然还有读者对你形成的印象，这些都是你在为同事写作时需要记住的重要要点。

那么，如何处理这项任务呢？有句老话叫做“好的开始是成功的一半”。我们也需要在写作中贯彻这一理念。我们需要找出写作的目的，这将使我们能够清楚地思考以下问题——

• 你的读者是谁？

  这将帮助你理解根据读者群适合使用的词汇和句子结构。

• 你的文档的目的是什么？

  你需要理解你写作的原因。

• 读者为什么要阅读你的文档？

  换句话说，你必须考虑文档中传达给读者的信息。

• 你期望什么结果？

  每个动作都有一个大小相等的反作用力，因此，对于你写的每个词，都必须产生一个相等的反应（即使不一定是相反的）。这意味着，如果你想得到你期望的反应或结果，你的措辞应该能够清晰地表达你想要表达的内容。

开始行动

专家认为，商务信函的真正目的是激发读者立即或延迟采取行动。还记得 AIDA 技术吗？它以行动结束，而这正是每一篇写作都应该追求的目标。

经理发送的电子邮件会被其团队成员阅读，并且根据指令的清晰度以及每个读者的个人理解，要么完成所需的行动，要么留下一些方面。因此，让我们现在关注一下在设计任何文本时需要牢记的最重要事项。在撰写商务文档时，你必须——

• 知道你想要写什么。
• 写出你想要实现的目标。

了解这两点将在很大程度上为你指明处理任何内容的正确方向，而找到正确方法的最有效方法之一是——头脑风暴。

头脑风暴

头脑风暴是一种在不考虑任何逻辑顺序、序列、标点符号和拼写的情况下写下任何想法的技术。在头脑风暴期间，无需担心思想的顺序和词语的正确用法。相反，应该专注于收集有关该特定主题的所有可用想法和数据。

花点时间思考一个主题。收集你的想法，并开始随机地将它们写下来。让一个想法自由地引导你走向另一个相关想法，以此类推。这种信息的收集将逐渐为你提供一种处理内容的方法。一段时间后，就会形成一些替代方法。你越继续审视写在纸上的思维流，就会产生越多的想法。

现在尝试以逻辑的流程来排列这些想法。暂时不要检查语法。只需尝试获得一个统一的流程。现在你所有的想法都将得到简化。然后，进行必要的编辑，例如用更合适的词语替换某些词语，检查语法、词语用法、拼写和标点符号。