商务写作技能速查指南

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商务写作技能 - 引言

商务写作旨在满足在职业生活中进行清晰简洁沟通的需求——在与同事、上司以及其他组织的代表打交道时。在大型组织中，清晰透明的沟通对于其运作至关重要，因此商务写作发挥着至关重要的作用。因此，发送的信息需要清晰、准确、基于事实且明确。

清晰简洁的专业写作在许多领域至关重要，例如法律、工程、技术手册和产品标签，因为误解可能会造成严重后果。

为什么要进行有效写作？

如今，许多专业人士，尤其是在职业生涯初期，都在寻求有关正式商务写作所需技能的指导，因为他们在基本的语法、拼写和标点符号方面遇到了困难。这是一个严重的局限性，会降低他们的信心，并在被要求记录和呈现信息时让他们犹豫不决。

通过有效的写作技巧，他们可以改进书面沟通，并设法呈现他们一直以来想要表达但从未成功表达的观点和想法。这将增强他们在公司中的信心和未来的发展前景。

你的信息如何展现你

读者会根据他们如何解读你的电子邮件对你和你公司的印象产生不同的看法。商务写作的目的是提供简洁的沟通，同时牢记读者、你公司的形象以及你个人的形象。我们使用的词语和我们撰写的句子对于在读者心中建立我们的认知至关重要。

商务写作中的常见错误

在商务写作中，其宗旨是——“少即是多”。许多人要么在写作中使用过多的内容，要么提供过少且不完整的信息。在两者之间找到平衡点是一个不小的挑战。让我们讨论一下作者最常犯的错误。

• 许多人使用像“loggerheads, cumbersome”这样的大而难的词来描述可以用更简单的词语像“quarrel, clumsy”轻松解释的事情。这些词不仅令人困惑，而且含糊不清，因为它们没有清晰地解释任何内容。

• 过于正式的风格——像“我们希望尽我所能地希望您能露面”这样的句子已经随着殖民统治者而消亡。“如果您能来，我们将不胜荣幸。”用一半的字数就能达到同样的效果，而且没有任何混淆。

• 现在，让我们来谈谈罪魁祸首——打字和拼写错误，例如将“spirit, meet, user”写成“sprite, meat, usher”，这不仅改变了句子的整体含义，而且还会造成尴尬。想象一下，有人写道——“我很快就会saw你”？

• 有些专业人士走向另一个极端，写非常短的句子，有时是既不解释完整含义也不给出明确指示的短语。此类写作的示例包括——“今天5点见，明天10点开会”。

说服性写作的AIDA公式

如果你仔细观察广告，你会注意到一个有趣的模式——一些非常吸引眼球或有趣的事情立即吸引了你的注意力。背景描述增加了产品的特性和优势，开始引起你的兴趣。在你意识到之前，吸引人的展示和有说服力的风格会在你心中产生尝试一下产品的渴望，然后引导你采取获得产品的行动。

如果你有过类似的经历，或者认识有过类似经历的人，你就会意识到AIDA的力量。在这种情况下，它并非来自营销行业吸引客户而发明的，这一点也不会让人感到意外。

如今，AIDA技巧在商务写作中用于同样的目的——用你的陈述和说服力吸引读者并打动他们。AIDA的四个步骤是：

• 吸引注意力——用一句引人注目的句子吸引读者。

• 激发兴趣——通过提及读者喜欢的产品的益处来激发兴趣。

• 产生渴望——使用中间段落促使读者采取行动。

• 促使行动——读者需要采取的行动来获得他想要的东西。

目标导向的写作

许多人在提及撰写可以在办公室中传阅的手稿或文档时都会感到不寒而栗。原因显而易见。在为商业用途撰写任何内容时，需要考虑的参数实在太多。正确的词语选择、句子结构、语法准确性、拼写和用法的正确性，当然还有读者对你形成的印象，这些都是你在为同事写作时需要牢记的重要事项。

那么，如何处理这项任务呢？有一句老话叫做“好的开始是成功的一半”。我们也需要在写作中贯彻这一理念。我们需要找出我们写作的目的，这将使我们对以下问题有清晰的认识：

• 你的读者是谁？

  这将帮助你了解根据读者群合适的词汇和句子结构。

• 你的文档的目的是什么？

  你需要了解你写作的原因。

• 读者为什么要阅读你的文档？

  换句话说，你必须考虑文档中传达给读者的信息。

• 你期望什么结果？

  每个动作都有一个大小相等的反作用力，因此，对于你写的每一个词，都必须产生一个相应的反应（即使不一定是相反的）。这意味着，如果你想获得你期望的反应或结果，你的词语应该能够清晰地表达你想要表达的内容。

开始行动

专家认为，商务信函的真正目的是引发读者立即或延迟的行动。还记得AIDA技巧吗？它以行动结束，而这是每一篇写作都应该追求的目标。

经理发送的电子邮件由他的团队成员阅读，并且根据指令的清晰度以及每个读者的个人理解，要么完成所需的行动，要么留下一些方面。因此，现在让我们专注于在设计任何文本时需要牢记的最重要的事情。在撰写商务文档时，你必须：

• 知道你想写什么。
• 写出你想达到的目标。

了解这两件事将极大地帮助你找到处理任何内容的正确方向，而找到正确方法的最有效方法之一就是——头脑风暴。

头脑风暴

头脑风暴是一种写下你脑海中任何想法的技术，无需过多担心逻辑顺序、序列、标点符号和拼写。在头脑风暴过程中，无需担心想法的顺序和词语的正确使用。相反，应该专注于收集关于特定主题的尽可能多的想法和数据。

花点时间思考一个主题。收集你的想法，并开始随机地写下来。让一个想法自由地引导你走向另一个相关的想法，依此类推。这种信息的收集会慢慢让你找到内容的切入点。经过一段时间后，就会形成一些替代方案。你越关注你写在纸上的思想流，就会产生越多的想法。

现在尝试以逻辑顺序排列这些想法。暂时不要检查语法。只需尝试获得一致的流程。现在你所有的想法都将变得井然有序。然后，进行必要的编辑，例如用更合适的词语替换某些词语，检查语法、词语的使用、拼写和标点符号。

有效写作 - 开始行动

随着我们周围世界的不断发展，如今每个人都必须写作，无论他们的年龄、工作和职位如何。无论是学校作业、提交报告还是签署发票——每个人都在写作。

虽然许多“必须”写作的人实际上喜欢写作，但也有一些人认为写作只不过是一项苦差事。这些人存在的问题在于他们没有给自己时间思考如何写作。因此，他们的写作风格耗时、不准确且令人不满意。

就像解决代数问题有步骤一样，获得更好的书面输出也有一些步骤可以遵循。在本章中，我们将讨论你应该如何实际启动撰写有效商务文档的过程。

如何开始

在所有步骤中，最棘手（也是最令人沮丧的）的是找到开头。以下是一些快速开始工作的技巧：

• 研究以查找事实。
• 头脑风暴以记下所有随机的想法。
• 与同事讨论草稿。
• 保持友好、轻松的写作语气。
• 设身处地为读者着想。
• 检查并睡上一觉。

规划和结构

公司定期制作文档，例如给股东的年度报告、给客户的月刊和给员工的社论。根据你正在设计的内容量，你可能需要以三种结构来组织数据：

• 基于时间结构

  当您撰写议程和会议记录，或需要按时间顺序分配任务和记录结果的报告时，可以使用这种结构。

• 字母顺序结构

  当文档包含大量需要按特定字母顺序（A – Z）排列的独立主题时，可以使用此结构。例如，词汇表或关于水果和卡路里的书籍，其中水果名称按字母顺序排列。

• 主题结构

  最常用的结构是根据主题划分结构。例如，一个网站可以将其常见问题解答页面设计成三种主题供选择——“送货状态”、“投诉”和“付款和退款”，每个主题都包含几个相关问题。

有效整理内容的步骤

有一些有效的步骤可以帮助您以适当的结构组织内容，并以逻辑的流程填写详细信息，使整个文档看起来同步且完整。这些步骤包括：

• 文档应具有逻辑的开头、中间和结尾。

• 将消息主体组织成简洁的小段落（最多 4-5 段）。

• 修改内容以适合您的读者。

• 写作过程中不要偏离焦点和信件的预期结果。

• 写作时不要自我纠正，只在头脑风暴后进行编辑。

• 在开始编辑之前休息一段时间。

最重要的是，在撰写商务文档时，应始终遵循逻辑顺序，以确保文档传达正确的讯息。

读者需求

商务文档有其目标受众和特定目的。因此，在撰写商务文档之前，务必牢记读者的需求。这就是几乎所有信件都以称呼收件人开头的原因。

在开始写作之前，了解您写作的原因以及希望通过阅读此信件采取或完成什么行动。

读者想要什么

关键是要牢记您要发送给谁，才能进行写作。为了使任何书面文件都具有全面性，在整个写作过程中，您应该问问自己以下几个问题：

• 您的读者是谁？
• 他想知道什么？
• 他需要知道什么？
• 他对该主题已了解多少？
• 发送文档的预期时间是多久？

在文章开头就告诉读者阅读您的文档将获得哪些好处，提及对他们期望的行动/成就，以及他们从阅读您的文档中还能获得哪些其他信息。

撰写文档

写作就像开始一项作业。您需要有良好的计划、准备、专注、投入，最重要的是，对您正在做的事情充满热情。如果您实施了所有提到的要点，那么撰写一篇广受好评的文本的几率将对您有利。

撰写文档的关键要点

首先，让我们接受这样一个事实：很少有人，几乎没有人，能够在第一次尝试时就将他们想要表达的内容以他们想要的方式写到纸上。想法和记忆往往在最意想不到的时候出现，这些新的想法会随着后续每一次输入而不断改变您的文档。

一旦您将想法写到纸上，下一步就是以简单、逻辑、连贯和清晰的方式呈现出来。这需要计划和准备，您可以遵循一些明确的步骤：

• 合适的语言
• 通俗易懂的英语（无行话）
• 简单的句子
• 相关内容
• 使用项目符号
• 简洁性
• 持续改进

研究

在写作之前，对任何主题进行研究都是一个非常关键的步骤。您的信息来源需要可靠且被广泛接受。在确定和开发主题之前，您应该找到主题的背景信息。这可以通过参考书籍、文章、期刊、新闻来源和杂志来完成。如今，人们也使用视频和录音。以下步骤将帮助您：

• 记下重要且相关的信息。

• 根据主题和文档的目的评估每个要点。

• 记录您的资源和参考文献的详细信息（即作者、标题和出版物）

• 按逻辑顺序将内容排列在合适的标题和副标题下。

目的

了解您的受众将极大地帮助您确定内容以及应该如何处理它。如果您不了解您的受众，请牢记您的目标群体（即您文章的目标受众），就像在线文章作者或博主那样进行写作。

在开始写作之前，始终尝试了解您写作的原因。它可能是以下任何一个：

• 提供信息
• 运用说服力
• 陈述您的观点
• 提出建议
• 发送报告
• 建议
• 期望的行动
• 达成一项成就

例如，如果您打算销售产品或让某人订阅您提供的服务，或正在推广一项事业，请问问自己以下问题：

• 我的潜在读者是谁？

• 我预期目标读者的背景是什么？

• 他们住在哪里，年龄多大？

• 他们的兴趣和优先事项是什么？

这些问题将确定您写作的目的。

撰写文档

确定了目标受众后，尝试预判读者可能认为必要的的信息，并在写作过程中将其包含在文档中。这可以通过问问自己“WH问题”来实现。

• 回答WH问题——回答“谁？什么？为什么？在哪里？什么时候？给谁？如何？”将使您对写作内容有一个初步的了解。

• 确定开始和结束——在收集了关于主题的所有可能的创意之后，您可以浏览它们并拒绝一些在您的文章中没有意义的创意。之后，找出哪个创意在阅读时会产生最大的影响，并将其放在文章的开头。结尾应该包含总结所有创意的清晰简洁的想法。

• 征求第二人的意见——在提交之前，始终请其他人检查您的书面文本。这为审查提供了客观的第二人视角，并避免您的情绪和偏见妨碍审查。如果内容保密且不得共享，则不要这样做。

• 讨论建议并纳入改进——一旦您的朋友提出了一些修改建议，请实施您认为相关的建议。

起草的三个步骤

撰写初稿

在写下想法之前，先大声思考您的想法，以便清晰地表达这些想法。获得初始草稿后，根据标准文档结构填写相关缺失的细节。根据您的内容提纲，使用项目符号和缩进表示标题、副标题和小标题。

重新起草

完成初稿后，等待几天再进行编辑。通过客观地评估每个单词、句子和段落，以设计简洁准确的内容来改进草稿。

• 包含任何遗漏的必要细节。

• 使句子更紧凑和更清晰。

• 检查时态是否一致。

• 校对拼写、语法和标点符号。

• 在适当的情况下使用主动语态和第一人称。

• 重新排列句子或段落的顺序并检查流畅度。

撰写最终稿

撰写多个草稿，每个草稿都比上一个草稿有所改进。不断修改最终稿，直到您对最终输出满意为止。将其展示给同事并征求他们的反馈。讨论建议并实施必要的更正或更改。

撰写最终副本

• 键入文档的最终副本。

• 逐字逐句、逐图逐表地校对。

• 在文档末尾签署和/或键入您的姓名或姓名首字母。

• 将文档发送给读者。

调整内容

在调整内容以满足客户和读者需求时，应尽量避免使用专业术语、首字母缩略词和缩写。这些不仅会让读者感到困惑，让他们猜测意思，导致对所提及内容的模糊解读。下面将讨论更多此类要点。

为了根据读者的需求调整文档的内容、语气和语言，您应该遵循以下简单步骤：

• 更多地使用“您”，而不是使用“我”或“我们”。

• 从读者的角度写作。

• 关注他们的利益。

• 您的语言不应特定于任何性别、种族、年龄和残疾。

• 使用专业但友好的语气，给人以正式而友善的印象。

• 使用礼貌、简单和准确的积极词语

尽可能使用第二人称代词，而不是“我、我们”，这会给人一种积极的语气，并让读者认为您正在与他感同身受。这让他处于掌控地位，因为他将其理解为一次独家对话，而不是针对大众的一段文字。

写作须知15点

现在您已经了解了如何构建您的想法并将您的想法按顺序排列，让我们学习如何使您的写作看起来更专业和更简洁。

很多人都有非常有趣的想法，他们甚至能够将这些想法写到纸上。然而，即使他们的写作很好，并且想法得到了恰当的表达，但他们的读者数量却无法扩展到一定的水平。这是因为他们的写作缺乏恰当的词汇选择，或者可能使用了像“防患于未然”这样的谚语，读者可能不理解。

让我们讨论在校对和修改写作时应牢记的 15 件事：

清晰度

• 您的写作必须在第一次阅读时就能被理解。避免使用专业术语、不熟悉的单词或正式语言。

正式与现代

• 付款已妥善记录与我们已收到您的支票。

• 附此与请见附件

避免歧义

• 应避免使用具有双重含义的词语或使读者困惑的句子：

• 吃完鱼后，Kiran 和 Karan 谈话。（谁吃了鱼？）

避免口语化

• 简而言之与总之

• 当今时代与今天，目前

避免使用过多单词

• 活动之前与之前

• 此时此刻与现在

避免不必要的重复

• 绝对必要

• 组合在一起

仅包含相关信息

• 省略不必要的背景信息。

• 保持句子简短而简单——17 个单词或更少。

完整性

• 检查是否包含了读者需要的所有信息：

• 谁？什么？在哪里？什么时候？为什么？如何？

正确性

• 检查语法和人名、地名拼写是否准确）。

• 他做到了与他做到了。

• 它的颜色褪去了与它的颜色褪去了。

不要依赖拼写检查

• 键入“no/on”、“then/than”、“quite/quiet”、“lose/loose”不会显示错误。

具体性

• 提供具体的细节。

• 您的投资计划将获得高额利息。

• 您的投资计划将获得 8% 的利息。

有说服力

• 使用可信的语言。避免夸大和最高级。

• 总是与通常

• 从不与很少

礼貌

• 在写作中保持良好的礼仪。在传达坏消息时应使用被动语态，以避免负面语气。

• 我们无法同意合同中规定的条款和条件。

• 需要对条款和条件进行一些讨论。

以读者为中心进行写作。

• 性别歧视 – 主席，商人

• 居高临下 – “当然”，“显然”

使用项目符号

• 以简单明了的方式传达您的信息

• 突出显示最重要的信息。

有效的电子邮件写作

电子邮件作为一种廉价且高效的商务沟通工具被广泛使用。电子邮件很少打印出来，通常以电子形式保存，因为电子邮件易于归档和检索。它之所以受欢迎，是因为易于访问，从公司CEO到清洁工，组织中的每个人都可以使用。

电子邮件是有效地以清晰、易读和专业的方式传达信息的方式。许多人以时间不足为由转发质量低下的电子邮件，这些邮件从不完整到难以理解。

许多人将电子邮件与短信混淆，或者至少他们撰写电子邮件的方式暗示了这一点。鉴于此，让我们讨论一下文本对话和电子邮件写作之间的区别。

• 短信对话 – 在短信对话中，两人可以以快速来回沟通的方式交换信息、分享细节、提供更正和请求澄清。

• 电子邮件 – 与此相比，电子邮件由专业人士阅读，他们每天可能收到20到200封电子邮件，具体取决于其工作性质。他们既不想进行来回对话，也没有时间多次请求详细信息。他们只想了解电子邮件的内容，阅读说明，处理信息，完成任务，并清空收件箱中的“未读”部分。

牢记这一点，让我们讨论一些撰写有效电子邮件的技巧 –

• 计划您的信息。

• 使用主题行吸引读者的注意力。

• 保持信息简短明了。

• 不要将整个信息都用小写字母输入。

• 发送之前校对您的信息，并承担责任。

• 如果您生气，请先冷静几分钟，然后再发送电子邮件。

• 不要用大写字母输入信息。大写字母被认为是在“大喊”。

在某些情况下，电子邮件可能不适用。建议在以下情况下打电话 –

• 您需要讨论个人、敏感或机密信息。

• 您要传达坏消息。

• 您的信息很复杂，措辞可能会导致含义丢失。

• 您需要立即回复。

电子邮件的法律风险

电子邮件是许多工作场所的首选沟通方式，这意味着它们承载着大量可能属于机密的信息。电子邮件中信息的安全性与机密性是发送方和接收方的共同责任。公司有严格的指南来保护其文件及其内容。让我们讨论一些最常见的指南，以防止电子邮件被滥用。

如果您以下列情况，您和您的公司将对多起诉讼承担责任 –

• 您发送或转发包含冒犯性内容的电子邮件。

• 您发送带有病毒的附件。

• 您未经许可将发送者的电子邮件转发给其他人。

• 您试图伪造他人的电子邮件或从他人的帐户发送电子邮件。

• 您在发送电子邮件时试图隐藏自己的身份。

• 您未经许可复制属于他人的信息。

格式化电子邮件的格式

虽然我们大多数人都会向朋友发送包含语法错误的非正式电子邮件，但在写给同事时并非如此，尤其是在我们想给人留下好印象时，我们需要更加小心和委婉。以下是一些关于电子邮件正确格式的一般提示 –

背景

所有电子邮件都应使用默认的白色背景。彩色背景或滚动设计被认为是不专业的和分散注意力的。

字体

首选字体为Times New Roman或Arial，字号为12。

字体颜色

字体只能为深蓝色或黑色。

联系方式

签名区域应包含正式的联系信息，如姓名、职位、电子邮件ID、联系电话、公司徽标和通信地址。最好避免个人陈述。

名和姓

它们应使用与电子邮件正文相同的字体，字号放大两级。不建议使用草书字体。

签名

以下信息应使用与电子邮件正文相同的字体和字号提供。

• 职位
• 部门
• 公司名称和地址
• 地标和邮政编码。
• 联系电话
• 电子邮件地址
• 公司电话号码
• 公司传真号码
• 公司网址
• 公司网址

示例 –

   Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   [email protected]
   https://tutorialspoint.com/

免责声明（附示例）

在电子邮件签名的末尾使用标准字体、8号字号的免责声明 –

您必须阅读此通知

此电子邮件和任何附件中包含的信息是机密的，可能受版权或其他知识产权保护。未经发送方明确同意，您无权使用或披露此信息。

电子邮件示例

尊敬的先生

我收到了您关于联系室内装饰公司的邮件。根据您的指示，我联系了Hasta La' Vista，这是一家在提供行为培训、模式评估、心理测量分析等方面最负盛名的机构之一。

他们回复了我的邮件，并对我们合作的前景感到高兴。他们要求我安排一次会议，以便他们的代表能够访问我们，并亲自解释其余细节。我已经将他们的条款和条件作为名为条款的PDF附件发送到此电子邮件中。请仔细阅读并回复。

期待您的回复。谢谢。祝您愉快。

 

此致

商务信函写作

商务信函用于表达好消息、坏消息、感谢、确认、邀请、请求、问题、拒绝或投诉。它通常通过电子邮件发送，并带有公司抬头。

商务信函分为三个部分 –

• 引言 – 以问候语和/或对先前邮件的引用开头。

• 主体 – 包含详细信息和补充信息。

• 结论 – 建议或提及要采取的行动以及结尾。

商务信函的格式

商务信函通常包含以下要素 –

• 抬头
• 组织名称
• 地址
• 电话号码
• 日期
• 收件人姓名（优先考虑职位）
• 地址
• 尊敬的 [收件人姓名]先生/女士
• 您的参考编号（如果适用）和主题
• 引言
• 正文
• 结论
• 此致
• 作者签名
• 姓名
• 职位

示例 - 商务信函

Tutorialspoint私人有限公司。

地址 - 22号路388-A

Jubilee Hills，海德拉巴，A.P。

500033，电话：91 40 23542835

日期- 23/04/2015

致

经理

Hasta La Vista咖啡私人有限公司

地址 - 12号路318-W

Jubilee Hills，海德拉巴，A.P。

500033，电话：91 40 23542836

尊敬的Sri先生

参考编号：< IBDFC172187323：确认电话>

主题：< 预约会议讨论室内装饰>

Tutorialspoint致以问候

我们是一家位于海德拉巴的教育机构，是全球在线培训领域发展最快的公司之一。我们的一家合作公司向我们推荐了贵公司，并对贵公司令人称赞的工作表示赞赏。

我们希望利用贵公司的服务来装饰我们的办公场所。我们希望与您的代表会面，因此请告知我们会议的日期和时间，以便我们讨论细节。

期待您的回复。祝您愉快。

此致

（插入签名）

Vineet Nanda

学习与发展主管

软技能，Tutorialspoint私人有限公司。

备忘录写作

撰写备忘录的主要目的是通过记录参考以供将来使用来支持决策。它还有助于传达信息、展示非正式报告以及提出解决问题的方案。

在进行公司公告（如员工任命、晋升和公司政策变更）时，使用商务备忘录是合适的。

备忘录的格式

备忘录通常包含以下要素 –

• 组织名称 – 在抬头中。

• 备忘录标题 – 在页面顶部。

• 附件 – 附加到备忘录以供参考的文件。

• 摘要 – 放在备忘录的开头，应将主题浓缩为5到10行。它不应包含术语或高度专业化的语言。

• 收件人 – 收件人的全名（包括荣誉头衔，但保留“先生”、“女士”等通用头衔。'收件人'行否定'敬启者'等问候语的使用）。

• 如果收件人超过5人，请在备忘录末尾的“分发列表”下提及他们，并在“收件人”行中引用它。例如 - 收件人：请参阅第14页的分发列表。

• 发件人 – 此处提及发送者的姓名和职位。它否定'此致'等结束语。

• 日期 – 说明日期有助于跟踪备忘录。

• 主题 – 用几个词（5-6个）说明主题，但它应清楚地说明目的。

• 正文 – 本节包含引言、讨论（包含2-3个中间段落，提及详细信息）和结论。

• 引言 – 陈述备忘录的目的和范围。对于好消息、坏消息、拒绝、驳回或批准，在讨论部分提供详细信息之前，此处会提及一条简短的信息。

• 讨论 – 此处提及问题的详细信息、解决问题的办法、分析、评估和建议。

• 结论 – 总结要点并为读者提供必要的行动和指示。

• 分发列表 – 分发列表中的姓名通常按字母顺序排列。但是，如果其中一个人明显高于其他人，请将该人的姓名放在首位。

• 作者姓名缩写 − 备忘录由作者姓名缩写而非签名完成，位于最后一句之后。

 

备忘录示例

备忘录标题: <与Hasta La Vista公司会面商谈室内装饰>

附件: <公司宣传册和报价清单>

摘要 − 会见Hasta La Vista公司代表，商讨办公室场所的室内装饰事宜。

收件人: <Mohtahsim M.，Kiran K. Panigrahi，Gopal K Verma，Manisha Shejwal，Anaadi>

发件人: <Vineet Nanda>

日期: 23/04/2015

主题: 今日下午6:00在会议室1与Hasta La Vista公司会面

根据我们2015年1月12日的先前讨论，我们计划翻新办公室内部。该会议结束时做出的决定是联系一家室内装饰公司。

Hasta La Vista是一家总部位于海德拉巴的室内装饰公司，是业内发展最快的公司之一。

我们计划聘用他们来装饰我们的办公室场所。我们将在今天下午6:00在会议室1与他们的代表会面。

期待您的积极参与。谢谢。

V.N.

会议记录

会议记录也称为**议定书**或**纪要**，是会议的现场书面记录。它包括与会人员名单、提出的问题、相关回应以及为解决问题而做出的最终决定。其目的是记录哪些行动已分配给谁，以及取得的成就和截止日期。

会议记录格式

会议记录通常包含以下要素：

• 公司名称 − 位于页面左上方。

• 日期 − 位于页面右上方。

• 主题 − 空两行；居中对齐。

• 与会人员 − 姓名和职位（表格的两列）。

• 缺席人员 − 姓名、角色、缺席原因。（三列）

• 议程 − 将要讨论的主题。

• 提出的问题 − 以及发言人的姓名。

• 建议 − 以及发言人的姓名。

• 决定 − 会议的结果。

• 任务清单 − 分配的任务和相应的责任人。

• 下次会议 − 下次会议的日期和主题。

 

示例 - 会议记录

日期 - 23/04/2015

Tutorialspoint私人有限公司。

地址 - 22号路388-A

Jubilee Hills，海德拉巴，A.P。

500033，电话：91 40 23542835

主题- 下午6:00与Hasta La Vista公司代表会面

与会人员

缺席人员

议程 − 与Hasta La Vista公司代表会面

提出的问题 − 报价过高、工期过长、按小时计费。

建议

决定 − 告知代表与他们的管理层协商并汇报情况。

任务清单

下次会议 − 2015年4月30日下午4:30在会议室1

议程写作

议程也称为**议事日程**或**日程安排**，是从开始到休会，按顺序列出活动的清单。议程通过提供项目清单以及需要讨论的明确主题、目标和时间范围，帮助做好会议准备。

议程格式

议程通常包含以下要素：

• 会议议程标题 − 位于顶部；最好居中对齐

• 会议信息 − 目的说明

• 目标 − 议程说明

• 日期 − 用于维护通信记录

• 地点 − 会议地点

• 时间 − 会议实际开始时间

• 会议类型 − 头脑风暴或讨论或评估

• 到达时间 − 会议开始时间

• 休会时间 − 会议结束时间

• 与会人员 − 出席人数及其姓名

• 会议准备 −

• 请阅读 − 需遵循的指示

• 请携带 − 当天应携带的物品

• 行动项目 −

上次行动	责任部门	截止日期
新行动	责任部门	截止日期

• 其他说明 − 其他需要记录的指示或信息。

示例 - 议程撰写

与Hasta La Vista公司代表会面后的更新

会议信息 − 会见Hasta La Vista公司代表后的更新。

目标 − 为办公室场所的室内装饰。

日期- 2015年4月23日

地点- 会议室1

时间- 下午4:30

会议类型- 讨论

到达时间- 下午6:00

休会时间- 下午8:30

与会人员- Mohtahsim M.，Kiran K. Panigrahi，Gopal K Verma，Manisha Shejwal

会议准备:

请阅读 - Hasta La Vista公司宣传册，报价文件

请携带 - 竞争对手公司的报价，每小时费率分析

行动项目:

到期行动:

新行动

其他说明 - 室内装饰需要购买的产品。

商业案例写作

商业案例或提案的目的是确定组织的需求并提出满足这些需求的策略。它也用于评估结果以获得最佳成功。商业案例是一份书面文件，旨在说服决策者批准案例中建议的行动。

商业案例格式

商业案例通常包含以下要素：

• 商业案例标题 − 提案主题

• 执行摘要 − 提案说明

• 当前流程 − 目前正在运行的程序

• 更改原因 − 更改将带来的利润

• 风险 − 公司需要注意的因素

• 选项 − 可以实施的任何替代程序

• 选项比较 − 所有选项的风险与收益分析

• 建议 − 更改后要实施的最终选项

• 行动 − 实施更改所需的步骤

• 审批请求 − 哪些行动需要谁的审批

示例 - 商业案例撰写

Hasta La Vista公司室内装饰反馈

执行摘要:

我们已将办公室内部装修任务委托给Hasta La Vista，这是一家总部位于海德拉巴的知名室内装饰公司。

当前流程

我们目前按小时支付Hasta La Vista公司22,000印度卢比的报酬，用于其350小时的室内装饰业务。这包括五小时的办公室场所装饰和重新设计。运营时间为每周七天，每天运营五小时，时间为上午11:00至下午4:00。

更改原因:

输出不符合客户要求。使用了过多的装饰材料，浪费很多。

风险 − 新的装饰设计师可能会恢复以前的状态，撤销所有翻新工作。

选项 − 要求新的装饰公司继续使用相同的模板进行设计，而不是强制使用新的设计。

选项比较 − 新公司的积极性下降可能会导致生产力下降，但固定的每月补偿和更多每日工作时间将平衡生产力。

建议 − 终止与Hasta La Vista公司的合同。联系Rye's Décor公司。

行动 − 联系Rye's Décor公司的代表和技术人员，让他们检查场所并提交包含评估的最终报告。

审批请求:

• 联系Rye's Décor公司- 需要人力资源和行政部门的批准

• 会见Rye's Décor公司的代表- 需要总经理的批准

• 敲定翻新报价- 需要人力资源和财务部门的批准。

媒体发布写作

媒体发布也称为**新闻稿**、**新闻发布**或**新闻声明**，是针对新闻媒体成员的书面或录制通信，目的是向公众宣布一些有新闻价值的事情。

媒体发布格式

媒体发布通常包含以下要素：

• 公司徽标和地址 − 在信头中提及

• 日期 − 新闻发布日期

• 时间 − 活动时间

• 发布日期 − 提及的活动日期

• 标题 − 对活动进行简短的一行描述

• 地点 − 活动地点

• 引言 − 对活动及其原因的描述。

• 什么 − 活动的全部内容是什么？

• 为什么 − 为什么组织这次活动？

• 何时 − 活动计划在何时举行？

• 谁 − 哪些人将参加活动？

• 关于 − 对公司的简要描述

• 联系方式 − 哪里可以联系以获取更多详细信息

示例 - 媒体发布

活动日期- 2015年4月23日

活动时间- 下午4:00

媒体发布日期- 2015年4月30日

Tutorialspoint Pvt. LTD.盛大开业

地点

Tutorialspoint私人有限公司。

地址 - 22号路388-A

Jubilee Hills，海德拉巴，A.P。

500033，电话：91 40 23542835

引言- Tutorialspoint Pvt. LTD.将在翻新后开业，我们邀请大家见证我们工作场所的新面貌。

• 什么 − Tutorialspoint Pvt. LTD.的室内装饰。

• 为什么 − 欢迎大家来参观我们焕然一新的场所。

• 何时 − 2015年4月30日下午4:00起在公司场所举行。

• 谁 − 员工及其家人、媒体、嘉宾、Prince舞蹈团

关于 - tutorialspoint.com是一个专门的网站，致力于在计算机工程学术、信息技术、计算机语言和管理领域提供高质量的在线教育。该网站由一位AMU校友Mohtashim先生于2006年启动了一个关于HTML的教程而创建。目前，该网站由Tutorials Point (I) Pvt. Ltd.开发和维护，该公司于2014年6月12日成立。

联系方式

地址: 印度特伦甘邦海德拉巴Jubilee Hills 22号路388-A，邮编500033

简历撰写

简历是申请人申请新工作时用来展示其背景和技能的文件。它是候选人工作经验和教育背景的总结。

简历格式

虽然简历的模板因职业而异，但我们将在此讨论最广泛接受的格式，该格式包括：

• 姓名 − 申请人的全名，不使用诸如先生、女士等普通称呼。

• 地址 − 常住地址

• 目标 − 您职业生涯的目标

• 教育背景 − 您的学历

• 技能 − 您所在职业的专业领域

• 编程语言 − 如有

• 软件工具 − 您在工作中使用的软件工具（MS Word、Excel）

• 操作系统平台 − 您使用的操作系统（Windows、Mac）

• 数据库管理系统 − 如有

• 个人技能 − 软技能

• 经验分解 − 对您经验的详细解释

• 成就与兴趣 − 爱好。职业生涯中的成就

• 声明 − 声明申请人提供的所有信息均属实

注意 - 标注为 (e, f, i) 的字段会根据申请人的专业领域而变化。 (g, h) 项现在被视为通用模板的一部分，因为几乎所有公司现在都期望候选人具备某些特定软件工具（例如 MS Word、MS Excel 等）的基本计算机技能。

简历示例

个人简历写作

简历 (CV) 是对个人经验和其他资格的书面概述，潜在雇主在寻找求职者时会参考这些信息，通常由有任期经验的申请人用于寻求工作变动时使用。

简历和履历 - 有什么区别？

简历很容易被误认为是履历，但是，两者之间存在显著区别。履历通常由没有相关职业经验或完全没有经验的申请人使用。另一方面，简历则由具有相关经验的候选人使用。

简历格式

与履历一样，我们将讨论一个广泛接受的模板。简历通常包含以下元素 -

• 姓名 − 申请人的全名，不使用诸如先生、女士等普通称呼。

• 地址 - 常住地址。

• 总结 - 简要描述你在职业生涯中取得的成就。

• 学历 - 你的学历。

• 其他知识 - 你在职业之外获得的技能。

• 已获得技能 - 软技能。

• 编程语言 − 如有

• 软件工具 − 您在工作中使用的软件工具（MS Word、Excel）

• 操作系统平台 − 您使用的操作系统（Windows、Mac）

• 数据库管理系统 − 如有

• 个人技能 − 软技能

• 经验分解 − 对您经验的详细解释

• 成就与兴趣 − 爱好。职业生涯中的成就

• 声明 - 说明所有关于申请人的信息都是真实的。

注意 - 标注为 (e, g, j) 的字段会根据申请人的专业领域而变化。 (h, i) 项现在被视为通用模板的一部分，因为几乎所有公司现在都期望候选人具备某些特定软件工具（例如 MS Word、MS Excel 等）的基本计算机技能。

简历示例

报告写作

商业报告主要用于传达有关特定主题的详细信息，这与以摘要形式传达信息的信函不同。

报告通常以时间顺序的方式从一个报告期到另一个报告期撰写，以便可以比较连续报告中发布的信息。报告可能会发布或发送给公司外部的个人。

商业报告格式

正式的商业报告通常包含以下元素 -

• 标题部分 - 包括目录和使用的术语定义。可以提及可选的详细信息，例如作者姓名和准备日期。

• 摘要 - 对主要要点、结论和建议的所有相关信息的概述。最好在最后编写此部分，以包含所有最后一分钟的修改。

• 引言 - 说明编写报告的原因以及它解决的问题；通常是报告的第一页。

• 正文 - 报告的主要部分；它包含行业术语。信息按重要性递减的顺序排列成各个部分。

• 结论 - 这一部分与摘要一起是报告中最常阅读的部分，因此语言应该简洁明了。

• 建议 - 按优先级递增的顺序采取的行动。

• 附录 - 支持你的结论的技术细节和行业事实。

报告写作示例

总结:

引言:

Tutorials Point 起源于这样一个想法：存在一类读者更能接受在线内容。

我们商业模式的简史:

每月有 1500 万读者阅读 3500 万页内容。我们的内容和资源免费提供，我们希望保持这种状态。

过去十年的成就

旅程始于 2006 年的一个关于 HTML 的单一教程，并因其产生的反响而感到欣喜，我们努力将新的教程添加到我们的资源库中。

正文:

网站上的内容由高技能的专业人士创建。许多自由职业者帮助我们发展了内容。

结论:

我们的使命是提供简单易学的学习，提供关于广泛的技术和非技术主题的清晰、简洁、切中要点的內容。

建议:

改进内容设计。

努力进行网络建设。

附录:

“信息政策：立场声明、原则、法规和其他相关声明的汇编”。网络信息联盟。检索于 2013 年 6 月 24 日。

数据可视化

数据可视化 通过使用信息图形（如表格和图表）来清晰有效地向用户传达信息。它帮助用户以更简单的方式分析大量数据。它使复杂的数据更容易获取、理解和使用。

当用户需要查看特定参数的模式时，可以使用表格；而当需要显示一个或多个参数的数据模式或关系时，则可以使用图表。

可视化表示数据时应遵循的技巧 -

• 为所有图表编号
• 为所有图表添加标签
• 确保轴上的测量单位清晰标注
• 将任何解释性信息放在可视化内容下方的脚注中
• 检查布局以确保最大清晰度

数据可视化的优缺点

以下是可视化表示数据的优缺点 -

优点

• 更广泛的受众可以快速访问它。

• 它在一个小空间内传达大量信息。

• 它使你的报告更具视觉吸引力。

缺点

• 它可能歪曲信息 - 如果采用了不正确的可视化表示。

• 它可能分散注意力 - 如果可视化数据失真或过度使用。

常见的版式错误

从定义上来说，商业文件应该简洁明了。它应该以严格的专业布局呈现。我们在此列出了一些在准备商业文件时应避免的一些常见布局错误。

避免不必要的元素

除非图片和引言绝对必要，否则不要用它们填充所有空白空间。

注意内容过多

使用简短清晰的句子。除非与文本相关，否则避免使用颜色和图像。

不要过度使用对称

对称排列的表格过一段时间后会显得乏味。使用不同形状的图片来打破对称。左对齐文本比居中对齐文本更易读。

注意统一性

在整个文档中保持统一的字体、字号、字体颜色和格式。

分层写作

首先从最重要的信息开始，然后按照重要性递减的顺序继续。

避免过度使用多媒体

如果使用不当，动画、视频和声音都会分散读者的注意力，而不是吸引他们阅读文本。保持简单。

常见缩写