有效的电子邮件写作

电子邮件被广泛用作一种廉价且高效的商务沟通工具。电子邮件很少打印出来，通常以电子文档形式使用，因为电子邮件易于存档和检索。它之所以流行，是因为它易于访问，从CEO到清洁工，组织中的每个人都可以使用。

电子邮件是高效地以清晰易读、专业的方式传达信息的一种方式。许多人以时间不足为由，转发质量低下的电子邮件，这些邮件从不完整到难以理解不等。

许多人将电子邮件与短信混淆，或者至少他们撰写电子邮件的方式暗示了这一点。鉴于这种情况，让我们讨论一下文本对话和电子邮件写作之间的区别。

短信对话——在短信对话中，两人可以以快速来回沟通的方式交换信息、共享细节、提供更正和请求澄清。
电子邮件——相比之下，电子邮件由专业人士阅读，根据他们的工作，每天可能会收到20到200封电子邮件。他们既不想进行来回对话，也没有时间多次询问细节。他们只想理解邮件内容，阅读说明，处理信息，完成任务，并清空收件箱的“未读”部分。

记住这一点，让我们讨论一些撰写有效电子邮件的技巧——

计划你的邮件。
使用主题行来吸引读者的注意力。
保持邮件简短明了。
不要全部小写。
发送邮件前校对并承担责任。
如果你生气了，请先冷静几分钟再发送电子邮件。
不要全部大写。大写被认为是在“大喊”。

在某些情况下，电子邮件可能并不适用。建议在以下情况下打电话——

你需要讨论个人、敏感或机密信息。
你要传递坏消息。
你的信息很复杂，意思可能会在措辞中丢失。
你需要立即回复。

电子邮件的法律风险

电子邮件是许多工作场所的首选沟通方式，这意味着它们承载着许多可能是机密的信息。电子邮件中信息的安全性保密性是发件人和收件人的共同责任。公司有严格的指导方针来保护其文件及其内容。让我们讨论一些最常用的指导方针，以防止滥用电子邮件。

如果你做了以下事情，你和你公司将对许多法律诉讼承担责任——

发送或转发包含攻击性内容的电子邮件。
发送包含病毒的附件。
未经许可将发件人的电子邮件转发给他人。
试图伪造他人的电子邮件或从他人的帐户发送电子邮件。
发送电子邮件时试图隐瞒你的身份。
未经许可复制属于他人的邮件。

正式电子邮件的格式

虽然我们大多数人都向朋友发送非正式电子邮件，其中可能包含语法错误，但在给同事写邮件时情况并非如此，尤其是在我们想要留下好印象时，我们必须更加小心和委婉。以下是一些关于电子邮件正确格式的常规技巧——

背景

所有电子邮件都应使用默认的白色背景。彩色背景或滚动设计被认为是不专业的和分散注意力的。

字体

首选字体是Times New Roman或Arial，字号为12。

字体颜色

字体应仅为深蓝色或黑色。

联系方式

官方联系信息，如姓名、职位、电子邮件ID、联系电话、公司标志和通信地址，应在签名区域注明。最好避免个人陈述。

名字和姓氏

它们应使用与电子邮件正文相同的字体，字号仅大两号。不推荐使用草书字体。

签名

以下信息应使用与电子邮件正文相同的字体和字号。

职位
部门
公司名称及地址
地标和邮政编码。
联系电话
电子邮件地址
公司电话号码
公司传真号码
公司网址
公司网址

示例——

   Vineet Nanda
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   Soft Skills
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