有效写作——开始行动
随着世界的发展，如今无论年龄、职业和职位如何，每个人都必须写作。无论是学校作业、提交报告还是签署发票——每个人都在写作。
虽然许多“必须”写作的人实际上喜欢写作，但也许多人认为写作只不过是一项苦差事。这些人存在的问题是，他们没有给自己时间思考如何写作。结果，他们的写作风格费时、不准确且令人不满意。
正如解代数题有步骤一样，也有一些步骤可以遵循以获得更好的书面输出。在本章中，我们将讨论如何实际启动撰写有效商务文档的过程。
如何开始
在所有步骤中，最棘手（也是最令人沮丧的）的是弄清楚开头。以下是一些快速开始工作的技巧：
- 研究以查找事实。
- 集思广益，记下所有随机的想法。
- 与同事讨论草稿。
- 保持友善、轻松的写作语气。
- 设身处地为读者着想。
- 检查一下，然后睡一觉。
规划和结构
公司定期制作文档，例如供股东阅读的年度报告、供客户阅读的月刊通讯以及供员工阅读的社论。根据您正在设计的文档内容量，您可能需要按照三种结构来组织数据：
- 基于时间的结构
当您撰写议程和会议记录，或按时间顺序分配任务和记录结果的报告时，可以使用此结构。
- 字母顺序结构
当文档包含大量需要按特定字母顺序（A-Z）排列的单独主题时，可以使用此结构。例如，词汇表或关于水果和卡路里的书，其中水果名称按字母顺序排列。
- 主题结构
最常用的结构是根据主题划分的结构。例如，网站可以设计其常见问题解答页面，使其包含三个主题供选择——“送货状态”、“投诉”和“付款和退款”，每个主题都有几个关于该主题的问题。
有效的内容安排步骤
有一些有效的步骤可以帮助您以正确的结构安排内容，并以逻辑的流程填写详细信息，以便整个文档看起来同步且完整。这些是：
文档应具有逻辑的开头、中间和结尾。
将邮件正文组织成简洁的小段落（最多 4-5 段）。
修改内容以适应您的读者。
写作时不要偏离主题和预期的结果。
写作时不要纠正自己，只有在集思广益之后才进行编辑。
在开始编辑之前休息一下。
最重要的是，在撰写商务文档时，应始终遵循逻辑顺序，以确保文档传达正确的讯息。
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