备忘录写作

撰写备忘录的主要目的是通过记录作为日后参考的资料来支持决策。它还有助于传达信息、提交非正式报告以及提出解决问题的方案。

在进行公司公告（例如员工任命、晋升和公司政策变更）时，可以使用商务备忘录。

备忘录格式

备忘录通常包含以下内容：

• 机构名称——在抬头处。

• 备忘录标题——在页面顶部。

• 附件——作为参考附加到备忘录的文档。

• 摘要——放在备忘录开头，应将主题浓缩为五到十行。不应包含术语或高度技术性的语言。

• 收件人——读者的全名（包括荣誉称号，但要避免像“先生”、“女士”之类的通用称号。“收件人”一行否定了像“尊敬的”之类的称呼用法）。

• 如果收件人超过五人，请在备忘录结尾的“分发名单”下提及他们，并在“收件人”一行中提及。例如 - 收件人：请参考第14页的分发名单。

• 发件人——此处提及发送者的姓名和职称。它否定了像“此致敬礼”之类的客套话。

• 日期——提及日期有助于追踪备忘录。

• 主题——用几个词（5-6个）提及主题，但应清楚地说明目的。

• 正文——本节包含引言、讨论（包含2-3个中间段落，提及细节）和结论。

• 引言——陈述备忘录的目的和范围。如果是好消息、坏消息、拒绝、驳回或批准，则在讨论部分提供详细信息之前，在此处提及简短的消息。

• 讨论——此处提及问题的细节、解决方法、分析、评估和建议。

• 结论——总结要点，并为读者提供必要的行动和指示。

• 分发名单——分发名单上的姓名通常按字母顺序排列。但是，如果其中一个人明显高于其他人，则将该人的姓名放在首位。

• 撰写人姓名首字母——备忘录由撰写人的姓名首字母（而不是签名）完成，紧跟在最后一句之后。

备忘录示例

备忘录标题：<与Hasta La Vista公司就室内装饰进行会议>

附件：<公司宣传册和报价单>

摘要——与Hasta La Vista公司的代表会面，商讨公司办公场所的室内装饰事宜。

收件人：<Mohtahsim M.，Kiran K. Panigrahi，Gopal K Verma，Manisha Shejwal，Anaadi>

发件人：<Vineet Nanda>

日期: 23/04/2015

主题：今天下午6:00在会议室1与Hasta La Vista公司会面

根据我们2015年1月12日的先前讨论，我们计划翻新我们的办公室内部。该会议最后做出的决定是联系一家室内装饰公司。

Hasta La Vista是一家位于海德拉巴的室内装饰公司，是业内发展最快的公司之一。

我们计划聘请他们的服务来装饰我们的办公室场所。我们今天下午6:00将在会议室1与他们的代表会面。

期待您的积极参与。谢谢。

V.N.