读者要求

商业文件都有受众和明确的用途。因此，在编写商业文件之前务必先考虑读者的要求。这就是几乎所有信函都以向文件接收者致意的原因。

在开始写作之前，先了解写作原因以及希望通过阅读此信函实现什么行为/目标。

读者想要什么

写作时务必考虑到你要发送信函的读者。为了让任何书面文件内容全面，在整个写作过程中应问自己以下几个问题 −

• 你的读者是谁？
• 他想要知道什么？
• 他需要知道什么？
• 他对此主题已经了解多少？
• 预计发送该文件的完成时间是什么时候？

在文件开始时告诉读者阅读你的文件的好处、期望他们采取的行为/完成的目标以及从阅读你的文件还能获得哪些其他信息。