前台管理 - 会计

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任何企业或组织的会计部门都会跟踪、记录和管理企业与其客户之间的财务交易。会计部门直接处理企业的财务状况并追踪其业绩。这有助于管理层做出适当的决策。

对于酒店业务而言，会计就是管理支出和收入。它向客人提供清晰的信息，从而避免给客人带来任何不愉快的意外。让我们进一步了解前台的会计部门。

什么是前台会计？

这是一个系统化的过程，其中前台会计人员识别、记录、衡量、分类、核实、汇总、解释、组织和沟通酒店业务的财务信息。

最简单的形式，前台账户类似于英文字母“T”形。

在前台会计领域，“T”形的左边输入借方（费用），增加账户余额；“T”形的右边输入贷方（付款），减少账户余额。

基本前台会计公式

Net Outstanding Balance = Previous Balance + Debit – Credit

其中**借方**增加未偿余额，**贷方**减少未偿余额。

大多数现代酒店企业都采用自动化会计系统。

前台会计系统目标

会计系统的目标包括：

• 准确处理客人和酒店之间的交易。
• 追踪客人入住期间的全部交易。
• 监控客人的信用额度。
• 避免任何欺诈的可能性。
• 组织和报告交易信息。

账户类型

酒店业务中与客户相关的典型账户如下：

• 客人账户
• 非客人账户或城市账户
• 管理账户

客人账户和城市账户的区别

以下是客人账户和城市账户的一些主要区别：

管理账户

一些酒店允许经理与客人进行简短的互动，以处理客人的疑问或不满，或任何可能达成商业交易的机会。例如，如果客人对酒店政策有任何疑问，经理会邀请客人喝咖啡或饮料，并尝试解决问题。与这次互动相关的费用将记录在管理账户中。

报表及其类型

报表是单个账户中发生的所有交易的报表。

前台员工在报表上记录客人和酒店之间的所有交易。报表以零初始余额打开。报表中的余额会根据交易而增加或减少。在退房时，结清付款后，报表余额必须恢复为零。

报表类型

主要的报表类型如下：

• **客人报表** – 用于记录单个客人的费用。

• **主报表** – 用于记录团体/组织的费用。

• **非客人报表** – 用于记录非住客的费用。

• **员工报表** – 用于记录酒店员工在咖啡店消费的费用。

过账及其类型

在报表上记录条目的过程称为交易的**“过账”**。主要有两种过账类型：

• **贷方** – 减少客人的未偿余额。这些条目包括全额或部分付款，或根据代金券进行的调整。

• **借方** – 增加客人账户的未偿余额。借方条目包括餐厅、客房服务、健康中心/水疗中心、洗衣房、电话和交通费用。

凭证及其类型

凭证是交易的详细书面证据。它将交易从其来源转移到前台。凭证用于通知前台客人购买或在酒店使用任何服务的情况。

酒店中常用的典型凭证如下：

• 现金收据凭证
• 佣金凭证
• 收费凭证
• 零星现金凭证
• 补贴凭证
• 杂项收费单 (MCO)
• 付款凭证 (VPO)
• 转账凭证

以下是一些典型的凭证。

零星现金凭证

付款凭证

账簿及其类型

账簿是一组账户。前台处理两种账簿：

• **客人账簿** – 目前入住酒店的所有客人账户的集合。

• **非客人账簿** – 所有未结清的已离开客人账户的集合。

酒店还使用其他两种类型的账簿。这两种类型的账簿都由后台会计部门使用，如下所示：

• **应收账款账簿** – 后台会计人员在客人离开后未结清账单的情况下，会向客人邮寄账单和报表，并确保已提供的服务的付款。

• **应付账款账簿** – 工作人员处理代表客人预付给酒店用于未来消费商品和服务的款项。

账户结算

关于账户结算，有一些问题：

账户结算的方向

**由客人** – 客人通过现金/信用卡/支票结清自己的账户。

**由组织** – 组织通过将款项转入酒店账户来结清客人账户。

账户结算方法

以下是常用的账户结算方法：

**本地货币账户结算** – 客人可以使用本地货币支付，无需支付兑换手续费。

**外币账户结算** – 如果客人选择以外币支付，银行的支付服务将收取总应付金额的约 3% 到 6% 的手续费。

**使用旅行支票进行账户结算** – 旅行支票，即主要世界货币面额的预印支票，是现金支付的一个不错的选择。

**借记卡** – 如今，使用磁卡支付账户是最常见的方式。使用借记卡支付与现金支付一样好，因为款项会立即从客人的银行账户转入酒店的银行账户。

如果是信用卡结算，会计人员会将客人签署的收费凭证邮寄给信用卡公司；最好在指定时间内完成。然后，信用卡公司会通过转账来结清客人账户。

**组织的信用结算** – 许多国家、国际、私人或公共组织会派遣员工或学生参加研讨会、研讨会或会议。这些组织与酒店签订协议，以信用方式支付员工的账单。根据房间夜数（房间数 × 代表预计入住的夜晚数），组织预订住宿。这通常被称为使用直接结算进行账户结算。

在**直接结算账户结算**中，前台员工会核实客人报表并将客人账户转移到非客人账户或城市账户。酒店的后台会计会核实客人报表，并负责从直接结算机构（如大使馆、大学或组织）收取直接结算金额。

会计部门还会通知客人，如果直接结算机构未能或拒绝支付费用，则客人需要自付费用以结清账户。

**组合账户结算** – 客人可以通过支付部分现金和剩余信用额来结清账户。前台员工需要为这种付款准备相关文件并将其交给后台会计部门。