前台管理 - 夜审

审计就是对组织进行财务检查。对于酒店业务而言，财务管理始于前台。对客人账单进行准确的交易过账始于前台，然后进一步传递到后台会计部门。在审计过程中，会每天对客人账户进行复核。

专家建议酒店管理团队每天查看夜审报告，以便深入了解酒店入住率和财务状况。

让我们看看什么是夜审以及夜审的详细信息。

什么是夜审？

夜审是一个审计过程，夜审员审查酒店一天内发生的所有财务活动。

一天的审计过程通常在当天结束后的晚上进行，因此称为“夜审”。可以使用传统的纸张、收据、凭证、优惠券和文件的方法进行审计。但是，使用现代PMS系统进行审计更加容易、快速和高效。

夜审期间的基本活动

夜审员在夜审活动期间执行以下步骤：

• 过账住宿和税费
• 累积客人服务费和付款
• 结算各个部门的财务活动
• 结算应收账款
• 运行当天的试算平衡
• 编制夜审报告

夜审的必要性

夜审的目的是评估酒店的财务活动。夜审不仅通过检查贷方和借方来审查客人账户，还跟踪客人的信用额度，并核对来自各个部门的预计销售额和实际销售额。夜审审查每天流入和流出酒店账户的现金流。

夜审在酒店业务运营中具有重要意义。管理部门参考夜审报告来规划未来目标和控制支出。管理人员可以立即对获得的信息做出反应。

夜审员的职责

除了上面列出的基本审计活动外，夜审员还承担以下职责：

• 接替上一班的工作。
• 晚上11:00以后办理客人的入住或退房手续。
• 登记客人。
• 为新入住的客人分配住宿。
• 在新创建的客人账户中结算交易。
• 核实客人账单。
• 核实房间状态报告。
• 将所有文书工作与PMS中的账户进行核对。
• 对场所的安全负责。
• 保管客人住宿钥匙。
• 备份PMS生成的报告。
• 准备次日预计抵达客人的名单。
• 结束一天的财务活动。
• 开始下一天的财务活动。
• 接收和记录银行存款。

夜审报告的类型

如今，PMS在很大程度上帮助夜审员进行审计并生成准确的报告。以下是夜审期间生成的一些典型报告：

• 夜审住宿报告 - 它显示了房间被占用、空置、入住、退房、未入住和取消的天数。此报告可以显示上述任何项目的更多详细信息。

• 夜审柜台报告 - 它提供现金和信用卡收据和提款的详细信息。

• 夜审收入报告 - 它提供住宿收入、取消和未入住收入以及其他POS收入的信息。通过旅行社、公司组织、互联网预订等各种机构和组织产生的收入也列在此报告中。

• 夜审税务报告 - 包含预订收入和其他POS收入（如增值税、奢侈税和服务税）的所有税务信息。

• 收银员报告 - 这是现金流入和流出、信用卡和PMS总额的收银员活动的详细清单。收银员报告是酒店财务控制系统中非常重要的部分。前台经理审查夜审报告，并查找实际收到的金额与PMS总额之间的任何差异。

• 经理报告 - 这是前一天入住情况的统计列表。它包括有关可用住宿、已入住住宿、已售和空置住宿、标准价、酒店客人数量、未入住人数等的详细信息。

• 总经理报告 - 酒店的每个部门都需要向前台发送每日销售报告。利用这些信息，会为总经理的评估生成部门总报告。总经理确定盈利部门并评估销售和营销的成功情况。

• 高余额报告 - 这是关于超过酒店管理部门设定的信用额度的客人的详细报告。

• 分类账余额汇总报告 - 它显示预付押金分类账、客人分类账和城市分类账的期初和期末余额。

• 房价审计报告 - 它列出应用于每个客人的所有费率以及与预定价目代码相比的标准价差异。

平衡夜审报告

以下是用于平衡夜审的一些公式：

银行存款平衡公式

银行存款平衡公式为：

Total Bank Deposits
   - Total Cash Sales
   - Credit card received A/R
   – Cash received A/R
= 0

客人分类账平衡公式

客人分类账平衡公式为：

Total Revenue
   - Paid-outs and non-collect sales
= Daily revenue
   - Total cash income
   - Today’s outstanding A/R income
= 0

城市分类账平衡公式

城市分类账平衡公式为：

Yesterday's outstanding A/R
   + Today's outstanding A/R income
= Total outstanding A/R
   - Credit card received and applied to A/R
   – Cash received and applied to A/R
= balance of A/R