Excel 数据分析 - 查询

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您可以使用查询来：

• 比较两个工作簿。
• 分析工作簿是否存在问题或不一致之处。
• 查看工作簿之间的链接。
• 查看工作表之间的链接。
• 查看单元格之间的关系。
• 清理多余的单元格格式。
• 管理密码。

“查询”选项卡将位于功能区上。如果您在功能区上找到“查询”选项卡，可以跳到下一节。

如果您在功能区上找不到“查询”选项卡，请激活“查询”加载项。

• 单击**文件 > 选项**。
• 在 Excel 选项窗口中，单击“加载项”。
• 在“管理”框中，单击“COM 加载项”。
• 单击“转到”。

出现“COM 加载项”对话框。

• 选中“查询”框。
• 单击“确定”。现在，“查询”加载项已激活。您将在功能区上找到“查询”选项卡。

查询命令

让我们了解查询命令。

单击“查询”选项卡。您将找到以下命令：

• 工作簿分析
• 工作簿关系
• 工作表关系
• 单元格关系
• 比较文件
• 清理多余的单元格格式
• 工作簿密码

比较两个工作簿

您可以逐个单元格比较两个工作簿，并查找第二个工作簿与第一个工作簿相比的任何更改差异。

按照以下步骤操作：

• 打开要比较的两个工作簿。
• 单击功能区上的“查询”选项卡。
• 单击“比较”组中的“比较文件”。

• 出现**“选择要比较的文件”**对话框。
• 检查“比较”和“到”旁边框中显示的文件名。

• 如果显示的任何文件名不是您想要的文件名，请单击该文件名旁边的向下箭头。

• 只会显示已打开的工作簿。

• 选择文件。
• 检查“比较”和“到”中文件的顺序是否正确。

• 如果顺序不正确，请单击“交换文件”。“比较”和“到”中文件的顺序将更改。

• 单击“比较”。

比较结果将显示在一个双窗格网格中：

• 左侧的工作簿对应于您选择的“比较”文件。
• 右侧的工作簿对应于您选择的“到”文件。

与工作簿-比较相比，工作簿-到中的更改详细信息将显示在这两个网格下方的窗格中。更改将根据更改类型突出显示颜色。突出显示颜色的图例显示在左下角的窗格中。

单击功能区上的“调整单元格大小以适应”，以查看“比较”和“到”工作簿中的单元格内容。两个工作簿中的单元格大小都将调整，以便内容可见。

单击功能区上“导出”组中的“导出结果”。

出现“另存为”对话框。您可以将结果保存到 Excel 工作簿。请注意，只提供 .xlsx 文件类型。

如果您需要在其他应用程序中使用结果，可以通过复制到剪贴板来实现。

单击功能区上“导出”组中的“复制结果到剪贴板”。

粘贴到您想要的应用程序中。

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创建交互式报表

您可以使用**工作簿分析**命令创建交互式报表，该报表可以显示有关工作簿及其结构、公式、单元格、区域和警告的详细信息。

• 单击功能区上的“查询”选项卡。
• 单击“报表”组中的“工作簿分析”。

工作簿分析完成后，将显示报表。

报表包含以下六个类别：

• **摘要** - 有关工作簿的结构和内容的一般信息。

• **工作簿（带子类别）** - 一般工作簿统计信息。

• **公式（带子类别）** - 有关工作簿中公式的具体信息。

• **单元格（带子类别）** - 有关工作簿中单元格的具体信息。

• **区域（带子类别）** - 有关工作簿中区域的具体信息。

• **警告** - 有关工作簿结构和内容的几种类型的警告。

选择类别可以提供有关该类别的更多信息。

选中“公式”选项。将显示公式的子类别。

您将在要分析的工作簿中观察到以下内容：

• 所有公式共有 224 个。
• 包含数值的公式共有 224 个。
• 单击“包含数值”子类别。

在“结果”窗格中，将显示包含数值公式的每个单元格的工作表名称、单元格地址和公式。

单击“Excel 导出”按钮。“另存为”对话框将出现。

• 将报表另存为 Excel 文件。
• “Excel 导出”按钮旁边将出现“加载导出文件”按钮。
• 单击“加载导出文件”按钮。

保存的报表 Excel 工作簿将打开，您可以清楚地查看工作簿分析结果。

使用图表查看

您可以使用链接创建的交互式图表查看工作簿关系、工作表关系和单元格关系。链接显示图表中节点之间的依赖关系。您可以拖动链接或节点来排列和对齐它们，以查看您正在寻找的内容。

查看工作簿关系

您可以使用工作簿关系图创建工作簿依赖关系的交互式图形映射，这些依赖关系由文件之间的连接（链接）创建。

图表中的链接类型可以包括其他工作簿、Access 数据库、文本文件、HTML 页面、SQL Server 数据库和其他数据源。

• 单击功能区上的“查询”选项卡。
• 单击“图表”组中的“工作簿关系”。

将出现工作簿关系图，显示工作簿与不同数据源的链接。

查看工作表关系

您可以使用工作表关系图创建同一工作簿中工作表和/或其他工作簿中工作表之间连接（链接）的交互式图形映射。

• 单击功能区上的“查询”选项卡。
• 单击“图表”组中的“工作表关系”。

将出现工作表关系图，显示同一工作簿中工作表和其他工作簿中工作表之间的链接。

这两种关系的区别可以通过箭头的方向来识别。

查看单元格关系

您可以使用单元格关系图获取从选定单元格到其他工作表甚至其他工作簿中单元格的所有链接的详细交互式映射。

• 单击功能区上的“查询”选项卡。
• 单击“图表”组中的“单元格关系”。

出现“单元格关系图选项”对话框。

• 选中“跨工作表”和“跨工作簿”。

• 在“跟踪单元格前因”和“跟踪单元格后果”下选择“全部跟踪”。

• 在“初始扩展级别数”下，选择**“有限”**并在其旁边的框中键入 5。

• 单击“确定”。

将出现单元格关系图，显示所选单元格与同一工作表、同一工作簿和其他工作簿中单元格之间的链接，具体取决于您选择的选项。

单击“缩放”。您可以清楚地查看节点。

清理多余的单元格格式

当您发现工作簿加载速度变慢或大小变得很大时，它可能对行和/或列应用了不需要的格式（例如，对值少于 15 个的整列应用条件格式）。

您可以使用“清理多余的单元格格式”命令删除多余的格式并大大减小文件大小。这也会提高 Excel 的速度。

在清理多余的单元格格式之前，请创建 Excel 文件的备份副本，因为在某些情况下，此过程可能会增加文件大小，并且无法撤消更改。

• 单击功能区上的“查询”选项卡。
• 单击“其他”组中的“清理多余的单元格格式”。

出现“清理多余的单元格格式”对话框。在“应用于”框中选择“所有工作表”。

您将收到有关保存更改的消息。单击“确定”。

管理文件的密码

如果您正在对受密码保护的工作簿使用“工作簿分析”或“比较文件”命令，则可以避免每次打开这些文件时都必须输入密码。这可以使用密码管理器来实现。

• 单击功能区上的“查询”选项卡。
• 单击“其他”组中的“工作簿密码”。

出现“密码管理器”对话框。单击“添加”按钮以添加工作簿的密码。

也为添加的密码添加密码描述。

下次当您需要使用这些文件进行比较或分析时，您不必输入密码。