将数据导入 Excel

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您可能需要使用来自各种来源的数据进行分析。在 Excel 中，您可以从不同的数据源导入数据。一些数据源如下所示：

• Microsoft Access 数据库
• 网页
• 文本文件
• SQL Server 表
• SQL Server 分析多维数据集
• XML 文件

您可以同时从数据库导入任意数量的表。

从 Microsoft Access 数据库导入数据

我们将学习如何从 MS Access 数据库导入数据。请按照以下步骤操作：

步骤 1 - 在 Excel 中打开一个新的空白工作簿。

步骤 2 - 单击功能区上的“数据”选项卡。

步骤 3 - 单击“获取外部数据”组中的“来自 Access”。将出现“选择数据源”对话框。

步骤 4 - 选择要导入的 Access 数据库文件。Access 数据库文件的扩展名为 .accdb。

将出现“选择表”对话框，显示在 Access 数据库中找到的表。您可以一次导入数据库中的所有表，也可以根据您的数据分析需求仅导入选定的表。

步骤 5 - 选择“启用多表选择”框并选择所有表。

步骤 6 - 单击“确定”。将出现“导入数据”对话框。

正如您所看到的，您可以使用以下选项在工作簿中查看您正在导入的数据：

• 表格
• 数据透视表报表
• 数据透视图表
• Power View 报表

您还有一个选项 - 仅创建连接。此外，默认情况下会选择数据透视表报表。

Excel 还提供了在工作簿中放置数据的选项：

• 现有工作表
• 新工作表

您会发现另一个被选中并禁用的复选框 - 将此数据添加到数据模型。每当您将数据表导入工作簿时，它们都会自动添加到工作簿中的数据模型。您将在后面的章节中学习有关数据模型的更多信息。

您可以尝试每个选项来查看您正在导入的数据，并检查数据在工作簿中的显示方式：

• 如果您选择“表格”，“现有工作表”选项将被禁用，“新工作表”选项将被选中，Excel 将创建与您从数据库导入的表数量一样多的工作表。Excel 表将显示在这些工作表中。

• 导入的数据表对应的 Excel 表不会出现在工作簿中。但是，您会在数据透视表字段列表中找到所有数据表以及每个表中的字段。

  如果您选择“数据透视表报表”，Excel 将将表导入工作簿，并创建一个空的数据透视表以分析导入表中的数据。您可以选择在现有工作表或新工作表中创建数据透视表。

• 如果您选择“数据透视图表”，Excel 将将表导入工作簿，并创建一个空的数据透视图表以显示导入表中的数据。您可以选择在现有工作表或新工作表中创建数据透视图表。

  导入的数据表对应的 Excel 表不会出现在工作簿中。但是，您会在数据透视图表字段列表中找到所有数据表以及每个表中的字段。

• 如果您选择“Power View 报表”，Excel 将将表导入工作簿，并在新工作表中创建一个 Power View 报表。您将在后面的章节中学习如何使用 Power View 报表分析数据。

  导入的数据表对应的 Excel 表不会出现在工作簿中。但是，您会在 Power View 报表字段列表中找到所有数据表以及每个表中的字段。

• 如果您选择“仅创建连接”选项，则将在数据库和工作簿之间建立数据连接。工作簿中不会出现任何表或报表。但是，默认情况下，导入的表会添加到工作簿中的数据模型。

  您需要根据导入数据进行数据分析的目的选择这些选项中的任何一个。正如您上面所看到的，无论您选择了哪个选项，数据都会被导入并添加到工作簿中的数据模型。

从网页导入数据

有时，您可能需要使用在网站上更新的数据。您可以将网站上表格中的数据导入到 Excel 中。

步骤 1 - 在 Excel 中打开一个新的空白工作簿。

步骤 2 - 单击功能区上的“数据”选项卡。

步骤 3 - 单击“获取外部数据”组中的“来自 Web”。将出现“新建 Web 查询”对话框。

步骤 4 - 在“地址”旁边的框中输入要从中导入数据的网站的 URL，然后单击“转到”。

步骤 5 - 网站上的数据将出现。可以在可导入的表格数据旁边找到黄色箭头图标。

步骤 6 - 单击黄色图标以选择要导入的数据。这将把黄色图标变成带有复选标记的绿色框，如下面的屏幕截图所示。

步骤 7 - 选择所需内容后，单击“导入”按钮。

将出现“导入数据”对话框。

步骤 8 - 指定要放置数据的位置，然后单击“确定”。

步骤 9 - 组织数据以进行进一步分析和/或演示。

从 Web 复制粘贴数据

从网页获取数据的另一种方法是复制和粘贴所需的数据。

步骤 1 - 插入一个新的工作表。

步骤 2 - 从网页复制数据并将其粘贴到工作表上。

步骤 3 - 使用粘贴的数据创建一个表。

从文本文件导入数据

如果您的数据位于.txt 或.csv 或.prn 文件中，您可以将这些文件视为文本文件并从中导入数据。请按照以下步骤操作：

步骤 1 - 在 Excel 中打开一个新的工作表。

步骤 2 - 单击功能区上的“数据”选项卡。

步骤 3 - 单击“获取外部数据”组中的“来自文本”。将出现“导入文本文件”对话框。

您可以看到接受.prn、.txt 和 .csv 扩展名的文本文件。

步骤 4 - 选择文件。选定的文件名将出现在“文件名”框中。“打开”按钮将变为“导入”按钮。

步骤 5 - 单击“导入”按钮。将出现“文本导入向导 - 步骤 1/3”对话框。

步骤 6 - 单击“分隔”选项以选择文件类型，然后单击“下一步”。

将出现“文本导入向导 - 步骤 2/3”对话框。

步骤 7 - 在“分隔符”下，选择“其他”。

步骤 8 - 在“其他”旁边的框中，键入 |（这就是您正在导入的文本文件中的分隔符）。

步骤 9 - 单击“下一步”。

将出现“文本导入向导 - 步骤 3/3”对话框。

步骤 10 - 在此对话框中，您可以为每一列设置列数据格式。

步骤 11 - 完成列的数据格式设置后，单击“完成”。将出现“导入数据”对话框。

您将看到以下内容：

• 选择“表格”进行查看，并且呈灰色显示。“表格”是您在这种情况下唯一的查看选项。

• 您可以将数据放入现有工作表或新工作表中。

• 您可以选中或不选中“将此数据添加到数据模型”复选框。

• 做出选择后，单击“确定”。

数据将出现在您指定的工作表上。您已将数据从文本文件导入到 Excel 工作簿中。

从另一个工作簿导入数据

您可能需要将另一个 Excel 工作簿中的数据用于您的数据分析，但其他人可能维护另一个工作簿。

要获取另一个工作簿中的最新数据，请与该工作簿建立数据连接。

步骤 1 - 单击功能区上“连接”组中的“数据 > 连接”。

将出现“工作簿连接”对话框。

步骤 2 - 单击“工作簿连接”对话框中的“添加”按钮。将出现“现有连接”对话框。

步骤 3 - 单击“浏览更多...”按钮。将出现“选择数据源”对话框。

步骤 4 - 单击“新建源”按钮。将出现“数据连接向导”对话框。

步骤 5 - 在数据源列表中选择“其他/高级”，然后单击“下一步”。将出现“数据链接属性”对话框。

步骤 6 - 设置数据链接属性如下：

• 单击“连接”选项卡。

• 单击“使用数据源名称”。

• 单击向下箭头，然后从下拉列表中选择“Excel 文件”。

• 单击“确定”。

将出现“选择工作簿”对话框。

步骤 7 - 浏览到要导入的工作簿所在的位置。单击“确定”。

将出现带有“选择数据库和表”的“数据连接向导”对话框。

注意 - 在这种情况下，Excel 将每个要导入的工作表视为一个表。表名将是工作表名。因此，为了获得有意义的表名，请适当地命名/重命名工作表。

步骤 8 − 点击“下一步”。将出现数据连接向导对话框，其中包含“保存数据连接文件”和“完成”按钮。

步骤 9 − 点击“完成”按钮。将出现选择表格对话框。

正如您所看到的，“Name”是作为 TABLE 类型导入的工作表名称。点击“确定”。

将建立与您选择的工作簿的数据连接。

从其他来源导入数据

Excel 提供了多种其他数据源选项。您可以通过几个步骤从这些数据源导入数据。

步骤 1 - 在 Excel 中打开一个新的空白工作簿。

步骤 2 - 单击功能区上的“数据”选项卡。

步骤 3 − 点击“获取外部数据”组中的从其他来源。

将出现包含各种数据源的下拉菜单。

您可以将数据从任何这些数据源导入到 Excel 中。

使用现有连接导入数据

在前面部分，您已经建立了与工作簿的数据连接。

现在，您可以使用该现有连接导入数据。

步骤 1 − 点击功能区上的“数据”选项卡。

步骤 2 − 点击“获取外部数据”组中的现有连接。将出现“现有连接”对话框。

步骤 3 − 选择要从中导入数据的连接，然后点击“打开”。

重命名数据连接

如果工作簿中的数据连接具有有意义的名称，则便于理解和定位，这将非常有用。

步骤 1 − 在功能区上转到数据 > 连接。将出现工作簿连接对话框。

步骤 2 − 选择要重命名的连接，然后点击“属性”。

将出现连接属性对话框。“连接名称”框中显示当前名称 −

步骤 3 − 编辑“连接名称”，然后点击“确定”。数据连接将具有您提供的新的名称。

刷新外部数据连接

当您将 Excel 工作簿连接到外部数据源时，正如您在上述部分中所看到的，您希望保持工作簿中的数据最新，以反映对外部数据源所做的更改。

您可以通过刷新与这些数据源建立的数据连接来实现此目的。每当您刷新数据连接时，您都会看到来自该数据源的最新数据更改，包括任何新增、修改或已删除的内容。

您可以只刷新选定的数据，也可以一次刷新工作簿中的所有数据连接。

步骤 1 − 点击功能区上的“数据”选项卡。

步骤 2 − 点击“连接”组中的全部刷新。

正如您所看到的，下拉列表中包含两个命令 – “刷新”和“全部刷新”。

• 如果您点击刷新，则会更新工作簿中的选定数据。

• 如果您点击全部刷新，则会更新工作簿的所有数据连接。

更新工作簿中的所有数据连接

您的工作簿中可能有多个数据连接。您需要定期更新它们，以便您的工作簿可以访问最新数据。

步骤 1 − 点击包含导入数据文件链接的表格中的任何单元格。

步骤 2 − 点击功能区上的“数据”选项卡。

步骤 3 − 点击“连接”组中的“全部刷新”。

步骤 4 − 从下拉列表中选择“全部刷新”。工作簿中的所有数据连接都将更新。

打开工作簿时自动刷新数据

每当打开工作簿时，您可能希望访问工作簿数据连接中的最新数据。

步骤 1 − 点击包含导入数据文件链接的表格中的任何单元格。

步骤 2 − 点击“数据”选项卡。

步骤 3 − 点击“连接”组中的“连接”。

将出现“工作簿连接”对话框。

步骤 4 − 点击“属性”按钮。将出现“连接属性”对话框。

步骤 5 − 点击“用法”选项卡。

步骤 6 − 选中“打开文件时刷新数据”选项。

您还有另一个选项 –保存工作簿前从外部数据区域中删除数据。您可以使用此选项保存包含查询定义但不包含外部数据的工作簿。

步骤 7 − 点击“确定”。每当您打开工作簿时，最新数据都将加载到您的工作簿中。

定期自动刷新数据

您可能正在使用您的工作簿，并将其打开较长时间。在这种情况下，您可能希望定期刷新数据，而无需任何干预。

步骤 1 − 点击包含导入数据文件链接的表格中的任何单元格。

步骤 2 − 点击功能区上的“数据”选项卡。

步骤 3 − 点击“连接”组中的“连接”。

将出现“工作簿连接”对话框。

步骤 4 − 点击“属性”按钮。

将出现“连接属性”对话框。按如下方式设置属性 −

• 点击用法选项卡。

• 选中每隔选项。

• 输入 60 作为每次刷新操作之间以分钟为单位的间隔时间，然后点击“确定”。

您的数据将每 60 分钟（即每小时）自动刷新一次。

启用后台刷新

对于非常大的数据集，请考虑运行后台刷新。这会将 Excel 的控制权返回给您，而不是让您等待几分钟或更长时间才能完成刷新。当您在后台运行查询时，可以使用此选项。但是，在此期间，您无法对任何检索数据模型数据的连接类型运行查询。

• 点击包含导入数据文件链接的表格中的任何单元格。

• 点击“数据”选项卡。

• 点击“连接”组中的“连接”。将出现“工作簿连接”对话框。

点击“属性”按钮。

将出现“连接属性”对话框。点击“用法”选项卡。“刷新控制”选项将出现。

• 点击“启用后台刷新”。
• 点击“确定”。工作簿的后台刷新已启用。