MS Access - 数据分组

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本章将介绍如何在 Access 中对一组记录进行计算。我们已经创建了一个字段，可以逐行或逐记录计算以创建行总计或小计字段，但是如果我们想要按一组记录而不是按单个记录进行计算呢？我们可以通过创建所谓的聚合查询来实现这一点。

聚合查询

聚合查询，也称为总计查询或汇总查询，是对总和、大量或分组数据的汇总。它可以是总额或总计，也可以是一组或子集的记录。聚合查询可以执行许多操作。下面是一个简单的表格，列出了一些对一组记录进行汇总的方法。

让我们打开您的数据库，转到查询设计，并包含以下表格 -

关闭此对话框，将显示以下两个字段，如下图所示的查询网格中。

这是一个简单的查询，我们只显示两个字段——图书标题和数量，当我们运行它时，我们会看到数据库中的每个单独订单。

现在让我们运行此查询，您将看到以下结果。

这就是图书标题重复的原因。此处为每本书都下了单独的订单，并且订购数量不同。假设我们只想查看只列出一次的图书标题的摘要。然后是它旁边列出的数量的总和。

现在让我们转到设计视图，在“设计”选项卡中，您将看到一个 Sigma 符号。这是您的总计按钮。

单击 Sigma 符号，将在表行中的字段下方打开另一行，您可以从此处指定如何对该查询进行分组。

我们现在将按图书标题分组，并将数量字段求和。

如果我们单击分组区域，然后单击下拉菜单，所有选项都将列出。在这种情况下，我们将选择Sum选项，然后运行您的查询。

您现在可以看到每本书以及每本书名旁边显示的所有单独订单。

Access 中的连接

我们学习了规范化的过程，将信息存储在单独的字段中。有时您想一起查看或查看数据，例如将名字和姓氏字段组合成一个字段。您可以通过创建一个连接一个或多个字符串的计算字段来一起显示该信息。您还可以添加逗号或句点等其他字符。

• 要在 Access 中进行连接，可以使用两个不同的运算符：与号 (&) 和加号 (+)。

• 与号会将两个字符串组合成一个，而加号会组合两个字符串并传播 NULL 值，例如，如果一个值为 NULL，则整个表达式将计算为 NULL。

示例

让我们来看一个简单的示例，了解使用查询设计创建新查询的过程。这将是一个非常简单的查询，它从我们的客户表中提取信息。

现在让我们添加tblCustomers 表，关闭显示表对话框。我们将尝试使用一些简单的命名字段进行一些连接。

现在让我们添加名字和姓氏字段并运行查询。

如您所见，名字和姓氏被分成两个不同的字段。

我们需要将此信息一起显示。

返回设计视图，在第三个字段中创建一个名为全名的新字段。现在，添加全名并键入连接这两个字段的表达式。

让我们运行查询，您将看到一个新的计算字段。

它可以将这两个字段的信息连接在一起，但它并不完全按照我们想要的方式显示。它将所有文本一起运行，因为它按照我们的要求执行。现在，我们将不得不让 Access 在这两个字段的信息之间添加空格。

现在让我们返回设计视图并在此表达式的后面添加另一部分。

在引号内添加一个空格和另一个与号。这使得 Access 获取该名字字段中的信息；用空格添加它，然后在最后添加姓氏字段中的信息。现在，再次运行查询，您将看到以下结果。