MS Access 报表基础

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本章将介绍报表的基礎知识以及如何创建报表。报表提供了一种查看、格式化和汇总 Microsoft Access 数据库中信息的方式。例如，您可以创建所有联系人的电话号码的简单报表。

• 报表由从表或查询中提取的信息以及与报表设计一起存储的信息（例如标签、标题和图形）组成。

• 提供基础数据的表或查询也称为报表的记录源。

• 如果要包含的字段都存在于单个表中，请使用该表作为记录源。

• 如果字段包含在多个表中，则需要使用一个或多个查询作为记录源。

示例

我们现在来看一个简单的例子，来了解创建非常简单的报表的流程。为此，我们需要转到“创建”选项卡。

在单击“报表”按钮创建基本报表之前，请确保选择了正确的查询。在本例中，在导航窗格中选择了 **qryCurrentProjects**。现在单击“报表”按钮，这将根据该查询生成报表。

您将看到报表在布局视图中打开。这提供了一种快速调整报表上看到的任何字段的大小或宽度的便捷方法。现在让我们调整列宽，以更好地适应所有内容。

向下滚动并调整底部的页面控件。

这是创建非常简单报表的非常快捷的方法。您也可以在报表设计视图中进行一些小的更改和调整。

• 就像窗体一样，报表也由各种不同的节组成。
• 您有详细信息节，这是大部分数据所在的位置。
• 您还会看到页眉和页脚节；这些节分别显示在报表的每一页的顶部和底部。

现在让我们更改报表的标题并为其指定另一个名称。

单击保存图标以保存您的报表。

您将看到上述对话框。

输入报表名称并单击“确定”。如果您想查看此报表的实际外观，可以在打印预览中返回“视图”按钮并单击“打印预览”，以查看此报表打印在纸张上或作为 PDF 文件时的外观。

使用右下角的工具，您可以放大或缩小。切换到打印预览时，打印预览选项卡上还会自动显示一些按钮。在缩放部分，您可以查看一页、两页；或者如果报表较长，您可以一次查看四页、八页或十二页。您还可以调整一些简单的事情，例如您用于打印的纸张大小、报表的页边距、方向、列数、页面设置等。这就是您如何使用“创建”选项卡上的“报表”按钮快速创建简单的报表。

使用报表设计创建报表

报表设计是另一种在 Access 中创建快速报表的方法。为此，我们需要使用“报表设计视图”按钮，它类似于“窗体设计”按钮。这将创建一个空白报表并将其直接打开到设计视图，允许您直接更改控制源并将字段添加到报表的视图。

现在让我们转到“创建”选项卡，然后单击“报表设计”按钮。

它将打开一个空白报表或未绑定报表，这意味着此报表未连接到数据库中的任何其他对象。

在“设计”选项卡的“工具”组中，选择“属性表”。这将打开“属性”窗格。

在“数据”选项卡上，为报表分配记录源，以将其连接到数据库对象，如下面的屏幕截图所示。

从下拉列表中选择 **qryLateProjects**，下一步是通过单击“设计”选项卡上的“添加现有字段”列表按钮来向报表添加一些字段。

选择字段，如上图所示。

将字段拖动到报表中，如上图所示。转到“排列”选项卡，在“表格”组中，您可以选择几个选项。

有一个堆叠式布局和一个表格式布局，这是一种与电子表格非常相似的布局。让我们选择表格布局。

您可以看到它将所有标签都移动到了页眉区域。这些标签将只在每一页的顶部显示一次，并且数据查询将为详细信息节中的每条记录重复。现在，您可以进行一些调整，以使您的 ProjectName 字段更宽。

如上图所示，详细信息节和页脚之间有很大的空间。

让我们向上拖动页脚以减少空间，如下面的屏幕截图所示。我们现在将转到“设计”选项卡，然后单击“视图”按钮并选择“报表视图”。

您现在可以看到一些项目名称不完整；您可以使用设计视图进行调整，也可以使用布局视图进行调整。

这就是我们仅从设计视图创建简单报表的方式。