审计 - 内部控制与审计师

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审计师工作范围的性质和程度取决于组织内部控制制度。内部控制制度将决定审计师可以依赖的工作可靠性。外部审计师最终对最终账户负责。

内部控制制度不能免除审计师在最终账户出现任何错误时的合同责任，因此，审计师有责任详细检查所有交易。良好的内部控制制度可以使审计师免于进行详细检查，并且他可以利用节省的时间去做其他更重要的工作。

我们将进一步讨论与不同方面相关的内部控制 -

• 现金支付
• 柜台现金销售
• 销售人员现金销售
• 邮购销售
• 现金收入
• 采购
• 销售
• 库存
• 固定资产
• 投资

现金支付

在进行现金支付内部控制时，请考虑以下几点 -

• 除零星现金支付外，所有支付都应通过支票、汇票、实时全额结算（RTGS）、国家电子资金转账（NEFT）或任何其他银行模式进行，这些模式随时可用。

• 付款人与现金收款无关。

• 每张已付账单或凭证应盖上“已付”印章，以避免同一账单或凭证重复支付。

• 应直接向债权人确认余额。

• 每次付款都应获得现金收据。

• 对于零星现金支付，零星出纳员将负责，而不是主出纳员。

• 零星现金应按照备用金制度管理。

• 在没有现金收据的情况下，应从零星出纳员处获得适当的账单或凭证。

• 出纳员应经常检查零星现金簿。

• 应定期进行银行对账。

• 存款现金的存款单应由出纳员填写，而不是由去银行存款的人填写。

根据1961年所得税法第40A(3)条的规定，对于超过20,000卢比的付款，规定“如果纳税人发生任何支出，并且以超过20,000卢比的金额支付，而不是通过划线支票或划线汇票支付，则不允许扣除全部此类支出”

柜台现金销售

• 每个被授权进行现金销售的销售人员都应明确界定。

• 应生成四份现金收据副本，其中三份将交给客户，其中客户在付款时将一份副本交给出纳员，在交付货物并从大门出去时将一份副本交给门卫，一份副本由客户保留。

• 将准备三份销售汇总表，一份由销售人员准备，一份由出纳员准备，一份由门卫准备，以每日核对现金销售情况。

• 所有现金销售都应在每日无差错地存入银行，不得从中扣除任何支出或佣金。

• 收到的现金（根据现金记录机）、现金销售额和存入银行的金额应相同。

流动销售人员的销售

• 应向每位销售人员发放预先编号的现金收据草稿簿，用于从客户处收取债务或预付款。

• 最终收据应直接发送给客户。

• 销售人员应在每日无差错地将所有现金存入总部，不得进行任何扣除。

• 应定期与客户进行账户核对。

• 为避免任何欺诈，应定期将每位销售人员调换到其他地区。

邮购销售

• 邮购销售应记录在单独的登记簿中。

• 应维护一个单独的登记簿来记录针对邮购收到的现金。

• 通过邮购收到的现金应分别存入银行。

• 公司的一名官员应定期仔细检查销售和付款登记簿。

现金收入

出纳员处理以下与现金收入相关的任务 -

• 收到现金后立即记录现金收入。

• 他没有被授权保管现金。

• 他不允许从中支出任何费用。

• 现金收入应每日存入银行。

• 不允许出纳员在账簿中进行原始记账。

采购

• 领料单经部门负责人签字后，应发出并发送到采购部门，在领料单上明确说明数量、质量和交货日期

• 采购部门应向不同材料供应商询价

• 采购订单应根据从供应商处收到的最低报价发出。采购订单可能包括四份副本，一份给供应商，一份给仓库部门，一份给会计部门，第四份由采购部门保留

• 货物在收到时应经过适当的检查后送至仓库。仓库部门将通知相关部门。

• 在核实采购发票后，应将其发送到会计部门，用于会计和付款目的

• 根据采购订单，会计部门将在我们的会计账簿中记入该发票，如果存在任何差异，则应在通知采购部门的情况下向供应商开具借方通知单。

• 付款在到期日支付给供应商。

销售

• 收到销售订单后，应将其中一份副本发送到发货部门以进行进一步处理。

• 发货部门在收到销售订单后，根据订单包装货物。

• 根据销售订单进行发票的编制和核实。

• 在将其发送给客户之前，应在货物发出登记簿中进行登记。

• 退货应在货物入库登记簿中登记，并相应地向客户开具贷方通知单。

库存

仓库是任何行业非常重要和关键的部门，对仓库进行适当的控制对于防止盗窃、偷窃和滥用库存至关重要。对于库存的内部控制，需要考虑以下几点 -

• 每个仓库都必须配备所有必要的设施，以便按顺序存放库存，方便的仓库位置对于任何行业也都很重要。

• 在收到材料时应开具三联式收货通知单（G.R.N.）副本，一份与发票一起发送给采购部门，一份给会计部门，第三份由仓库部门保留。

• 收到的货物应存放在适当的地方。对于收到的货物和发出的货物，应有适当的库存核算。

• 应定期进行实物盘存，并无差错地将库存与账簿核对。如果存在任何差异，应采取适当且迅速的措施。

• 如果材料发放给任何其他部门，则需要在“材料转移通知单”上指定，材料的退回应在MRN（材料退回通知单）上，发放给客户的材料应仅以销售发票为依据。

固定资产

固定资产的购置可能是为了固定资产的正常增加、新项目或业务扩展。固定资产具有永久性，用于赚取收入，例如土地、建筑物、厂房和机器、家具和固定装置、计算机和车辆等。

以下是与固定资产相关的重要的检查 -

• 资本支出的批准应由为此目的而设立的委员会或适当的权力机构进行。在转让或报废任何资产时，应遵循相同的程序。

• 资本支出与收益支出的区分对于正确的会计记录至关重要。

• 应维护固定资产登记簿，其中列出固定资产的数量、成本和位置等所有描述。

• 应定期对固定资产进行实物核查。

• 固定资产的会计核算和折旧应按照印度特许会计师协会发布的会计准则第 10 号进行。

投资

处理投资时，需要考虑以下几点：

• 投资的买卖只能由授权人员进行。

• 应编制详细的投资登记簿，并定期对所有权文件的进行实物核查。这些所有权文件应妥善保管在公司。

• 应检查经纪人的收费是否正确。

• 应检查由于股息、利息、红利和资本偿还而产生的会计分录。

• 应进行投资的实物核查。