审计 - 交易事务

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采购簿的核对

采购簿核对的主要目的是确认每张采购单都已记录在采购簿中，并且采购簿中记录的发票是针对实际收到的货物，并且已为这些实际采购支付了款项。

我们将进一步讨论审计员关于信用采购核对的主要职责。

采购的内部控制

审计员必须研究组织内部控制系统的充分性。正常的采购内部控制系统如下：

• 需要材料或仓库部门的部门将在得到部门负责人的签字后，向采购部门发送采购申请单。申请单应明确说明所需材料的质量和数量。

• 在收到仓库或其他部门的授权申请单后，采购部门将向不同的供应商索取报价；然后，采购部门将选择价格最优惠、产品质量最佳的报价。

• 将向愿意以最优惠的条款和条件供应货物的供应商发出采购订单。一份采购订单副本将发送给货物供应商，第二份发送给仓库部门，第三份发送给会计部门，第四份发送给货物接收部门，采购部门自己保留一份副本。

• 收到货物后，货物接收部门将在检查和核实货物数量、价格和质量与采购订单一致后，开具材料收据单 (MRN)。材料连同材料收据单将发送给仓库部门，MRN 的副本各一份将发送给会计部门和采购部门。

• 会计部门在核实采购发票和 MRN 后，将过账付款，并根据付款条件由会计部门付款。

审计员必须验证上述完整的内部控制系统。

审计员的职责

审计员必须检查和核实以下内容：

• 所有采购订单的记录。

• 核实采购发票的数量、价格和付款条件与采购订单是否一致。

• 核实货物是否实际收到。

• 核实采购单是否在采购簿中正确记录。

• 货物采购应仅用于商业用途，不得用于公司任何合伙人、董事或官员的个人用途。

• 审计员应核实供应商的财务报表。

退货簿的核对

有时由于采购货物的质量问题或订购货物过多或其他原因，货物将退回给供应商。审计员需要核实以下几点：

• 应开具借项通知单或退货发票，注明原始采购发票号码、数量、价格、适用税款等。这些应与根据其采购材料的原始采购发票一致。

• 应收到供应商开具的相应的贷项通知单。

• 应维护单独的退货簿。

• 在向供应商付款时，应调整退货发票的金额。

寄售货物的核对

请考虑寄售货物核对的以下几点：

• 委托人寄售给其代理商的货物不属于销售。

• 只有当货物实际由代理商出售时，才应进行销售入账。

• 在对委托人（寄货人）库存进行估值时，代理商（收货人）仓库中未售出的货物也应计入库存。

• 寄货人应维护单独的寄售货物账簿。

• 年底，收货人会发送一份报表，显示当年收到的货物、销售的货物以及年底未售出的库存。

• 审计员应核实格式发票、货物出库登记簿等。

赊销的核对

大部分销售都是赊销，其内部控制系统如下：

赊销的内部控制

• 应维护单独的销售订单登记簿，显示订购货物的详细信息、客户姓名、订单号、订购数量、发货时间表、价格、交付方式、付款条件、税款和保险的详细信息。销售订单需要在收到后立即记录在登记簿中。

• 销售订单将发送到发货部门。

• 发货部门将安排将货物发送给客户。

• 根据销售订单和发货单开具销售发票。

• 销售发票需要同时记录在外发登记簿和销售簿中。

• 将根据付款条件收取付款。

审计员的职责

• 审计员应核实上述完整的销售内部控制系统。

• 销售发票应与销售订单核对。

• 销售登记簿应通过销售发票核对。

• 资本货物的销售不应记录在销售账户中。

• 在手工开票的情况下，应核对销售发票的计算。

• 税款的会计核算应在单独的账户中进行，例如消费税、服务税、增值税、中央销售税等。

• 销售簿中不应有任何未记录的销售发票。

• 本年度应仅记录本年度的销售额。

• 应将作废发票分开存放，以便审计员核实。

• 不应单独过账商业折扣；应在销售额中进行调整。

销售退货的核对

客户退回已售货物的理由有很多。其中一些是材料供应错误、数量过多或质量低于标准等。审计员应仔细检查以下内容：

• 应为销售退货维护单独的销售退货登记簿。

• 在获得负责官员的适当批准后，应开具贷项通知单。

• 应检查货物入库登记簿。

• 应分析退货的原因。

• 应将退货日期与借项或贷项通知单、货物入库登记簿核对。

• 应检查仓库记录。

• 应将销售退货金额贷记到客户账户。

• 在对结存库存进行估值时，退货应按“成本或市场价，两者取低”进行估值。

销售或退回货物

大多数在线购物公司都在进行销售或退回业务。客户预订他们的在线订单，根据订单，货物通过快递或运输方式发送给客户，客户收到货物并向快递员付款，或者如果他不满意，则可能在打开包裹后立即退回货物。即使在接受货物交付并付款后，客户通常也可以在规定的时间内（大多数为15天）退回货物，如果他不满意产品的质量。

审计员应根据上述内容仔细核实所有流程和文件，并考虑以下几点：

• 只有在收到客户确认或规定期限届满后，才能开具销售发票。

• 如果未收到销售批准或规定期限未到期，则应将销售或退回的货物计入结存库存。

• 销售发票副本将发送给客户。

分期付款销售的货物

在核对分期付款销售时，请考虑以下几点：

• 分期付款销售的货物价格为成本 + 利润。

• 分期收取付款。

• 分期付款销售的利润只能根据实际支付的分期付款入账。

• 应根据未付分期付款在资产负债表中计提利润准备金。

• 此类准备金的金额将从应收账款中扣除。

远期销售

如果买卖双方就未来某个日期销售特定数量的货物达成协议，则称为远期销售。审计员应核实，在该日期之前以及未向客户发货之前，不得入账销售。在部分交付的情况下，可根据实际销售情况部分入账利润。

副产品的销售

副产品是在生产任何主要产品时自动产生的，例如，芥菜饼是芥菜油的副产品。如果副产品的销售量很大，则可以单独处理销售，或者可以从产品的成本中扣除。根据行业的性质和规模，审计员可以在与管理层讨论后制定一个合理的审计方案。

废料销售

废料是在产品正常生产过程中产生的。废料是可以销售的物品，出售给处理废料的供应商。审计师应核实废料的储存条件、实际产生的废料数量、废料供应商的报价、销售数量、适用的税款以及收到的付款。

日记账的凭证检查

除了现金簿、购货簿、销售簿、购货退货簿和销售退货簿外，日记账中还记录以下项目：

• 期初和期末分录
• 各种税款和坏账准备
• 折旧准备
• 利息收入和利息支出
• 转账分录和调整分录
• 股份认购、股份催缴、没收及没收股份的再发行
• 资产的出售和购买
• 应收票据、应付票据和票据拒付的分录

任何高级官员都可能通过这些分录进行欺诈，因此，审计师在审计日记账交易时应非常谨慎，并在审计过程中根据需要索取所有文件证据。

其他重要方面

审计师在审计交易交易时应始终保持谨慎。需要考虑以下几点：

存货

存货的正确性和核实对任何行业都至关重要。一年的期末存货成为下一年的期初存货，因此对其进行持续检查非常重要。期初存货 + 购货 - 销售应等于期末存货。如果由于任何原因存在差异，则该等式可能成立，审计师应检查并核实其背后的原因。检查和核实存货时，需要考虑以下几点。

• 样品赠送给客户以及在加工、装卸、火灾和泄漏等过程中造成的存货损失。

• 在途销售或购买。

• 销售退货仍未计入存货，购货退货计入存货。

• 未调整按销售或退回方式收到的或发出的商品。

存货按年末的实物盘点进行估价，并应与账面余额相符。必须有有效的内部控制系统来控制存货。

资本性支出和收益性支出

审计师应始终注意资本性支出和收益性支出之间的区别，否则企业的利润将被高估或低估，财务结果将无法真实公允地反映组织的情况。

流动资产和虚构资产

流动资产的估价过高将代表更高的利润，反之亦然；例如，将坏账计入应收账款。应注销无价值的虚构资产，例如无用的专利或商标。

审计师应确保流动资产和虚构资产按实际价值估价，否则利润将被低估或高估。