沟通渠道

引言

在一个组织中，信息向前、向后和横向流动。这种信息流被称为沟通。沟通渠道是指这种信息在组织内部以及与其他组织之间流动的方式。

在这个被称为沟通的网络中，管理者成为一个连接点。决策和指令根据管理者在沟通网络中的位置向上、向下或横向流动。

例如，来自下级管理者的报告将向上流动。一位优秀的管理者必须有效地激励、引导和组织其员工，而他所拥有的所有这些工具都是口头和书面语言。

为了信息流动和管理者处理员工，建立有效的沟通渠道至关重要。

沟通渠道的工作原理

通过一种沟通方式，无论是面对面的交谈还是部门间的备忘录，信息都会从管理者传递给下属，反之亦然。

沟通过程的一个重要要素是管理层和员工之间的反馈机制。

在这种机制中，员工告知管理者他们已经理解了手头的任务，而管理者则向员工提供关于员工工作的评论和指示。

沟通渠道的重要性

沟通渠道的故障会导致信息流效率低下。员工不知道公司对他们的期望。他们不知道公司正在发生什么。

这将导致他们对动机和公司任何变化产生怀疑。此外，如果没有有效的沟通，员工会变得以部门为中心而不是以公司为中心，这会影响他们在工作场所的决策和生产力。

最终，这也损害了整体的组织目标。因此，为了有效地运行一个组织，优秀的管理者应该能够向其员工传达对他们的期望，确保他们充分了解公司政策和任何即将发生的变革。

因此，管理者应实施有效的沟通渠道，以优化员工的工作效率，确保组织的顺利运行。

沟通渠道的类型

在过去的二十多年里，管理者可用的沟通渠道数量有所增加。视频会议、移动技术、电子公告板和传真机是一些新的可能性。

随着组织规模的扩大，管理者不能仅仅依靠面对面的沟通来传达他们的信息。

管理者今天面临的挑战是确定应选择哪种类型的沟通渠道才能进行有效的沟通。

为了使管理者的任务更容易，沟通渠道的类型被分为三大类：正式的、非正式的和非官方的。

正式沟通渠道

• 正式沟通渠道传输诸如组织的目标、政策和程序等信息。此类沟通渠道中的信息遵循命令链。这意味着信息从管理者流向其下属，然后下属再将信息传递给下一级员工。

• 正式沟通渠道的一个例子是公司的新闻通讯，它使员工和客户都能清楚地了解公司的目标和愿景。它还包括在命令链中关于备忘录、报告、指示和预定会议的信息传递。

• 商业计划、客户满意度调查、年度报告、员工手册、审查会议都是正式的沟通渠道。

非正式沟通渠道

• 在正式的工作环境中，始终存在一个非正式的沟通网络。严格的等级沟通网络无法单独有效地运作，因此在这个网络之外存在一个沟通渠道。虽然此类沟通渠道可能会扰乱命令链，但优秀的管理者需要在正式和非正式沟通渠道之间找到微妙的平衡。

• 非正式沟通渠道的一个例子是组织食堂/餐厅的午餐时间。在这里，鼓励员工在轻松的氛围中进行讨论。此外，管理者四处走动，采取亲力亲为的方式处理员工的疑问，也是非正式沟通渠道的一个例子。

• 质量圈、团队合作、不同的培训项目都在命令链之外，因此属于非正式沟通渠道的范畴。

非官方沟通渠道

• 优秀的管理者会认识到，有时组织内部发生的沟通是人际关系的。虽然会议记录可能是员工讨论的话题，但体育、政治和电视节目也占据了讨论的篇幅。

• 组织中的非官方沟通渠道是组织的“小道消息”。谣言就是通过“小道消息”传播的。此外，参与“小道消息”讨论的人员通常会形成群体，这些群体转化为组织之外的友谊。虽然“小道消息”可能具有积极的意义，但通常情况下，在“小道消息”中传播的信息会被夸大，并可能给员工造成不必要的恐慌。优秀的管理者应该了解在此非官方沟通渠道中传播的信息，并应采取积极措施防止虚假信息的传播。

• 非官方沟通渠道的一个例子是员工之间的社交聚会。

结论

在任何组织中，都存在三种类型的沟通渠道：正式的、非正式的和非官方的。

虽然理想的沟通网络是一个正式的结构，其中可以进行非正式的沟通，但非官方的沟通渠道也存在于组织中。

通过这些不同的渠道，管理者必须传达自己的想法，然后倾听、吸收、收集并进一步与员工沟通。