知识管理

引言

知识管理是世界各地企业都在实践的一项活动。在知识管理过程中，这些企业使用多种方法和工具全面收集信息。

然后，使用定义的技术对收集到的信息进行组织、存储、共享和分析。

此类信息的分析将基于资源、文档、人员及其技能。

经过适当分析的信息将被存储为企业的“知识”。此知识随后用于组织决策和培训新员工等活动。

从早期开始，知识管理就有许多方法。大多数早期方法都是手动存储和分析信息。随着计算机的引入，大多数组织的知识和管理流程都实现了自动化。

因此，信息存储、检索和共享变得方便。如今，大多数企业都拥有自己的知识管理框架。

该框架定义了知识收集点、收集技术、使用的工具、数据存储工具和技术以及分析机制。

知识管理流程对于任何企业都是通用的。有时，使用的资源（例如工具和技术）可能对组织环境是独有的。

知识管理流程包含六个基本步骤，并由不同的工具和技术辅助。当这些步骤按顺序执行时，数据就会转化为知识。

这是知识管理过程中最重要的一步。如果收集了不正确或不相关的数据，则所得知识可能不够准确。因此，基于此类知识做出的决策也可能不准确。

有许多方法和工具可用于数据收集。首先，数据收集应该是知识管理流程中的一个程序。这些程序应由参与数据收集流程的人员妥善记录和遵守。

数据收集程序定义了某些数据收集点。有些点可能是某些例行报告的摘要。例如，月度销售报告和每日考勤报告可能是两个良好的数据收集资源。

有了数据收集点，数据提取技术和工具也已定义。例如，销售报告可能是纸质报告，其中数据录入操作员需要手动将数据输入数据库，而每日考勤报告可能是在线报告，直接存储在数据库中。

除了数据收集点和提取机制外，此步骤还定义了数据存储。大多数组织现在为此目的使用软件数据库应用程序。

收集的数据需要进行组织。此组织通常基于某些规则进行。这些规则由组织定义。

例如，所有与销售相关的数据可以一起存档，所有与员工相关的数据可以存储在同一数据库表中。这种类型的组织有助于在数据库中准确维护数据。

如果数据库中有大量数据，“规范化”等技术可用于组织和减少重复。

这样，数据就会进行逻辑排列并相互关联，以便于检索。当数据通过步骤2时，它就变成了信息。

在此步骤中，将对信息进行总结，以获取其要点。冗长的信息以表格或图形格式呈现并适当地存储。

对于总结，可以使用许多工具，例如软件包、图表（帕累托图、因果图）和不同的技术。

在此阶段，将对信息进行分析，以查找关系、冗余和模式。

应为此目的指定一位专家或一个专家团队，因为个人/团队的经验起着至关重要的作用。通常，在信息分析后会创建报告。

此时，信息变成了知识。分析结果（通常是报告）组合在一起，以得出各种概念和工件。

一个实体的模式或行为可以用来解释另一个实体，并且总的来说，组织将拥有一组可以在整个组织中使用的知识元素。

然后，将此知识存储在组织的知识库中以供进一步使用。

通常，知识库是软件实现，可以通过互联网从任何地方访问。

您也可以购买此类知识库软件或免费下载相同的开源实现。

在此阶段，知识用于决策。例如，在估算特定类型的项目或任务时，可以使用与先前估算相关的知识。

这加快了估算过程并提高了准确性。这就是组织知识管理如何增加价值并从长远来看节省资金。

知识管理对于企业组织来说是一项重要的实践。组织知识在财务、文化和人员方面为组织带来长期利益。

因此，所有成熟的组织都应采取必要的知识管理措施，以增强业务运营和组织的整体能力。

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