采购文件

引言

为了理解采购文件，重要的是要理解术语采购管理。

采购是指以最佳价格购买商品和服务，以满足采购商在数量、质量、尺寸和地点方面的需求。

企业中的采购周期如下步骤：

• 信息收集 -潜在客户首先会调查满足所需产品要求的供应商。

• 联系供应商 -确定潜在供应商后，客户会请求报价、提案、信息和投标。这可以通过广告或直接与供应商联系来完成。

• 背景审查 -客户现在会审查相关商品/服务的参考信息，也可能考虑商品/服务的样本或进行试用。

• 谈判 -接下来，进行关于价格、可用性和定制选项的谈判。购买商品或服务的合同已完成。

• 履行 -根据签订的合同，购买的商品或服务将被运输和交付。付款也在此阶段完成。还可能提供额外的培训或产品安装。

• 续约 -一旦商品或服务被消耗或处理完毕，并且合同到期后，需要重新订购产品或服务。客户现在决定是否继续与同一供应商合作或寻找新的供应商。

采购周期中涉及的文件称为采购文件。采购文件是项目启动早期阶段不可或缺的一部分。

采购文件在项目流程中组织要素的重要方面发挥作用。它指的是在投标和提交项目提案的过程中实施的输入和输出机制以及工具，以及构成项目的工作方面。

简而言之，采购文件是客户与商品或服务供应商之间的合同关系。

采购文件的示例

构成采购文件的一些示例包括买方的投标开始和财务责任方对让步的召唤。

此外，双方之间的信息请求以及报价请求、提案和卖方的回应也是采购文件的一部分。

基本上，采购文件包括所有用作投标邀请、征求投标和确定合同条款和条件的文件。

采购文件的类型

一些采购文件的类型包括：

• RFP - 提案请求是采购流程的早期阶段，邀请供应商（通常通过投标流程）针对特定商品或服务提交提案。

• RFI - 信息请求 (RFI) 是从潜在卖家或服务提供商处请求的提案，以确定市场上有哪些潜在的产品和服务可以满足买方的需求，并了解卖家的能力（包括其产品和优势）。

• RFQ - 报价请求 (RFQ) 用于不需要与投标人进行讨论的情况（主要是在产品或服务的规格已知时），并且价格是选择中标投标人的主要或唯一因素。

• 招标书： 这些是投标邀请、报价请求和提案。这些可能作为具有约束力的合同。

• 报价： 此类采购文件是潜在供应商向潜在客户提出的投标、提案和报价。

• 合同： 合同是指客户和供应商之间最终签署的协议。

• 修订/修改： 这指的是对招标书、报价和合同的任何更改。修订/修改必须以书面文件形式进行。

采购文件的结构

大多数采购文件都采用固定的结构。这是因为它简化了文档流程，并允许将其计算机化。

计算机化提高了采购流程的效率和有效性。一般来说，采购文件具有以下属性：

• 要求潜在投标人提交所有细节，以便雇主评估投标人。

• 所有提交的内容都必须以清晰和诚实的方式列出，以确保入围标准明确。

• 明确定义合同中双方责任、权利和承诺。

• 明确定义要提供的商品或服务的性质和质量。

• 条款不损害任何一方的利益。

• 清晰易懂的语言。

常见遇到的采购文件

• 工程和建筑工程

  • 小型/低风险合同：在这种类型的合同中，组织需要短期服务，并且工作通常是重复性的。因此，此类合同不需要高端管理技术。

  • 大型/高风险合同：此处，所需的工作性质更加困难，并且需要运用复杂的管理技术。

• 服务

  • 专业服务 - 这需要更多基于知识的专业知识，这需要愿意投入更多时间和精力进行研究以满足客户标准的经理。

  • 设施服务 - 通常，在这种类型的服务中，外包的工作是现有结构或系统的维护或运营。

• 供应

  • 本地/简单采购 - 商品更容易获得，因此不需要管理购买和交付流程。

  • 国际/复杂采购：在这种情况下，需要从其他国家购买商品。经理的任务更加繁琐，需要一个管理流程来进行购买和交付。此外，经理还需要考虑跨境手续。

结论

在大多数组织中，采购部门是最繁忙的部门之一。管理人员需要购买组织顺利运营所需的商品或服务。

例如，在医院里，采购经理需要购买药品和手术器械等。这些商品和服务需要以尽可能低的成本购买，而不会影响质量。

在组织的采购经理和供应商之间传递的文档就是采购文件。