项目记录管理



引言

项目管理是一种方法,帮助管理者管理项目。项目管理也意味着使用有效的控制措施来满足截止日期和其他要求,例如项目的成本。

这些控制措施包括对项目管理活动进行适当和有效的记录。记录管理是在项目执行过程中组织、规划和跟踪文档的系统方法。

项目记录管理的A-Z

记录系统是一个系统化的流程,其中组织确定以下考虑因素、活动和特征

  • 应该记录的信息类型。

  • 记录数据的流程。

  • 记录的处理和收集。

  • 保留和存储的时间段。

  • 处置或保护与外部事件相关的记录。

  • 记录管理系统中的要素。

  • 内容分析,说明或描述记录系统。

  • 文件计划,指示每个项目所需的记录类型。

  • 合规性要求文档,将概述每个人都需要遵循的IT程序。这将确保团队成员完全合规。

  • 一种收集过期文档的方法。这应该在所有记录来源(例如电子邮件、文件服务器等)中进行。

  • 审核记录的方法。

  • 捕获记录数据的系统。

  • 一个确保以记录保存方式进行监控和报告的系统。

记录的三个阶段

在项目记录管理过程中,有三个不同的阶段。为了完成和实现每个阶段的目标,这些阶段涉及许多其他活动。

这些阶段是

  • 记录的创建

  • 记录的维护

  • 记录的存储和检索

让我们详细了解每个阶段。

创建记录

这指的是创建记录的根本原因。这可能是为了收据或库存控制报告或其他原因。

项目记录管理的主要目标是在创建记录后确定记录处理流程。在创建记录时,应回答以下问题。

  • 谁将查看记录?

  • 谁将成为记录的最终所有者?

  • 谁负责存储记录?

维护记录

开发存储记录的操作是指维护记录。在此阶段应定义对记录的访问级别,并应采取所有必要的步骤以避免记录落入错误的人手中。

需要制定适当的合规程序和安全措施,以避免滥用记录。

存储和检索

记录的存储可以指文档的手动存储以及数字存储。项目经理需要确保记录以借用的方式返回。维护记录还指可以维护记录的时间量。

一些组织可能会保留长达六年的记录,而其他组织则少一些年。如果记录以数字方式保存,则需要创建适当的文件夹。创建后,需要存档较旧的文档,以便保留硬盘空间。

对记录管理规划的见解

需要整理的记录需要进行规划。以下概述了管理层需要采取的步骤,以确保记录规划流程成功。

  • 确定确保记录得到妥善管理的角色

    • 分配专用角色或任命专用人员对组织中可用的记录进行分类。

    • 任命IT专业人员来实施维护和支持记录管理的系统。

  • 管理人员需要确保团队成员了解记录管理的现有程序。

  • 记录管理流程需要分析要保存的文档的内容。

  • 实施文件计划,这将存储组织中的不同类型的文件。

  • 制定保留计划,这可能因组织而异,具体取决于正在进行的活动。

  • 设计有效的记录管理解决方案。

  • 规划如何将内容移动到记录方法。

  • 制定可以进行电子邮件集成的计划。

  • 制定社交内容的合规程序。

  • 制定符合项目记录系统目标的合规程序。

结论

记录是组织中作为证据或指南的数据的文档或电子存储。项目记录管理是一个系统化的流程,允许人们保留记录以供将来使用。

它概述了与项目相关的详细信息。因此,需要谨慎监控和保留项目记录管理。

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