RACI 图表工具

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引言

RACI 代表责任人 (Responsible)、问责人 (Accountable)、咨询人 (Consulted) 和知情人 (Informed)，这是决策矩阵中使用的四个参数。RACI 图表工具概述了组织内开展的活动与人员或角色之间的关系。

在一个组织中，人们可以被分配或指派到特定的角色，他们对此负责、问责、被咨询或被告知。

RACI 图表工具是识别组织内员工角色的一个很好的工具。当公司内部存在角色混淆时，可以使用此工具。角色混淆可能会导致非生产性的工作文化。

RACI 图表工具中的参数

正如我们在引言中已经提到的，RACI 图表工具代表四个参数。以下是每个参数的含义：

• 责任人 (Responsible): 执行任务或工作的人，他/她对工作负责。

• 问责人 (Accountable): 主要负责任务或工作的人。

• 咨询人 (Consulted): 提供反馈、根据需要贡献的人。

• 知情人 (Informed): 需要了解所采取行动或决定的负责人。

一个 RACI 工具示例

RACI 图表工具的益处

以下是此工具对商业组织的显著益处：

• 识别已分配给特定员工或部门的工作量

• 确保流程不会被忽视

• 确保向新员工解释他们的角色和责任

• 在直线责任和项目责任之间找到正确的平衡

• 在小组之间重新分配工作以更快地完成工作

• 开放解决冲突和讨论

• 记录组织内人员的角色和责任

如何使用 RACI 图表工具？

识别组织内的关键职能和流程是使用 RACI 图表工具的第一步。然后，组织需要概述发生的活动，并避免任何杂项活动。

以下是使用 RACI 图表工具的详细步骤：

• 解释发生的每一项活动。

• 创建短语以指示所做决定的结果。

• 决策和活动需要应用于角色，而不是针对个人。

• 创建一个矩阵，表示角色和活动，并输入创建的 RACI 代码。

一旦所有相关数据都已整理并输入到 RACI 图表工具中，就需要解决任何差异。

变更管理问题

创建 RACI 图表工具的主要原因是解决组织问题。它关注三个主要因素：

• 角色认知：人们对工作角色的态度或想法

• 角色期望：一个人对另一个人工作角色的期望。

• 角色行为：人们在其职能中的活动。

这三个概念帮助管理层识别人们对工作角色的误解。

角色混淆的原因

虽然可以使用 RACI 图表工具解决角色混淆问题，但始终最好找出混淆背后的原因。这有助于组织避免将来发生这种情况。

以下是角色混淆的一些原因：

• 工作分配不当

• 空闲时间

• 推诿责任，不负责任

• 对谁做决定感到困惑

• 沟通无效

• 士气低落

• 通过创建和处理非必要时间来填充空闲时间

• 无所谓，反正没人管的态度

何时使用 RACI 图表工具？

在以下情况下，可以成功使用 RACI 图表工具。

• 让员工清楚地了解工作流程中的角色和责任。

• 改进对部门之间职能和部门内责任的理解。

• 明确定义正在参与项目的团队成员的角色和责任。

设计 RACI 图表工具时采取的步骤

• 设计 RACI 图表工具的第一步是管理层需要识别面临问题的流程或职能。需要从需求和目标方面彻底调查流程或功能。

• 需要确定哪些角色或职能将受到影响，以及谁将实施更改。

• 要创建的角色将有其所有者。管理层需要为每个人分配一个角色。

• 确定谁拥有 R 角色（责任人），然后需要根据 A、C 和 I 进行列出。RACI 图表工具的运作方式并非两个人将对同一件事负责 (R)。

• 需要进行审查，以确保流程中没有重复。

结论

RACI 图表工具是一个有用且有效的决策工具，有助于定义角色和责任。它用于识别组织角色的低效率。

它有助于解决部门内或个人之间出现的任何职能问题。

RACI 图表工具的主要目标是消除角色混淆，并能够成功地向客户交付产品或服务，并为组织的长期目标做出贡献。